Si está preparando documentos que contienen gráficos, es posible que desee imprimir los gráficos en una versión del documento, pero no imprimirlos en otra. Por ejemplo, es posible que esté preparando una prueba para los estudiantes, y la prueba les exige que dibujen una gráfica. Usted querría que la impresión de la versión para estudiantes de la prueba dejara espacio para dibujar un gráfico, pero la impresión de la hoja de respuestas debe incluir el gráfico que muestre cómo deben responder los estudiantes.

Hay muchas formas de abordar esta tarea. Un método consiste en crear dos versiones del mismo documento: una con las respuestas y otra sin las respuestas. Sin embargo, este enfoque requiere bastante «sincronización» para asegurarse de que funciona. Si olvida hacer un cambio en ambos documentos, pueden perder la sincronización rápidamente.

Para superar este problema, querrá crear un solo archivo que contenga las respuestas. Suponiendo que las respuestas son archivos gráficos, la forma más sencilla es imprimir la versión del estudiante usando el modo borrador. Siga estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y Word 2013, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Avanzado.

  3. Desplácese por las opciones disponibles hasta que aparezca la sección Imprimir. (Ver figura 1)

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación Usar calidad de borrador esté seleccionada.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Imprima su documento como de costumbre.

Word imprime el documento muy rápidamente, dejando un espacio en blanco donde normalmente aparecerían los gráficos. Obviamente, esta es una situación de una u otra: o imprime los gráficos o no. Si tiene algunos gráficos que desea que aparezcan en el documento y otros no, esta solución no funcionará.

En este caso (algunos gráficos deben imprimirse, otros no), deberá recurrir al formato individual de los gráficos que no desea imprimir en la versión para estudiantes. Un enfoque consiste en seleccionar el gráfico y ajustar su brillo a su nivel más alto. Esto «borra» el gráfico hasta el punto de que aparece completamente blanco cuando se imprime.

Otro enfoque es utilizar texto oculto. El atributo Oculto se puede aplicar tanto a gráficos como a texto, lo que significa que puede usar texto oculto para todas sus respuestas. Si imprime con el texto oculto activado, entonces está creando una hoja de respuestas; si está desactivado, está imprimiendo una prueba de estudiante. Para trabajar con el método de texto oculto, siga estos pasos:

  1. Prepare su prueba completa, incluidas las respuestas.

  2. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y Word 2013, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  3. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Mostrar. (Ver figura 2)

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación Texto oculto esté seleccionada.

  5. Asegúrese de que la casilla de verificación Imprimir texto oculto esté desactivada.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Resalte el texto o los gráficos que representan las respuestas.

  8. Presione Ctrl + Mayús + H. El texto o gráfico se muestra con un subrayado punteado.

  9. Repita los pasos 7 y 8 para cada respuesta.

  10. Imprima su documento como de costumbre. Esta es tu prueba de estudiante.

  11. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y Word 2013, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  12. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Mostrar.

  13. Asegúrese de que la casilla de verificación Imprimir texto oculto esté seleccionada.

  14. Haga clic en Aceptar.

  15. Imprima su documento como de costumbre. Esta es tu hoja de respuestas.

Es posible que deba hacer una cosa al utilizar este enfoque. Si la prueba del alumno está «colapsada» (lo que significa que no hay espacio para que dibujen sus respuestas), es posible que deba jugar con el interlineado de cada pregunta. Puede hacer esto usando las opciones en el grupo Párrafo en la pestaña Inicio de la cinta. Esto, por supuesto, puede requerir un poco de prueba y error para obtener el efecto deseado.

Otra opción que puede utilizar es aprovechar una diferencia intrínseca en la forma en que Word maneja los gráficos en línea en lugar de los gráficos flotantes. Supongamos que tiene dos archivos gráficos, uno para la prueba del estudiante y el otro para la hoja de respuestas. Reúna su documento de prueba siguiendo estas pautas:

  1. Escriba el texto de su documento de prueba.

  2. Si hay algún gráfico que desee incluir en la prueba del estudiante, insértelo como gráficos en línea.

  3. Si hay algún gráfico que desea incluir solo en la hoja de respuestas, insértelo como gráfico «flotante».

Cuando esté listo para imprimir sus pruebas, siga los siguientes pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y Word 2013, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Mostrar.

  3. Desactive la casilla de verificación Imprimir dibujos creados en Word.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Imprima su documento como de costumbre. Esta es tu prueba de estudiante.

  6. Haga clic en el botón de Office y luego en Opciones de Word. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word.

  7. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Mostrar.

  8. Asegúrese de que la casilla de verificación Imprimir dibujos creados en Word esté seleccionada.

  9. Haga clic en Aceptar.

  10. Imprima su documento como de costumbre. Esta es tu hoja de respuestas.

La configuración de la casilla de verificación Imprimir dibujos creados en Word controla, esencialmente, si los gráficos flotantes se imprimen o no. Estos tipos de gráficos se insertan no en medio de su texto, sino «sobre» su texto, en lo que Microsoft llama la capa de dibujo. Por lo tanto, cuando la casilla de verificación está desactivada, la capa de dibujo se ignora en la impresión.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (6020) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Word aquí: link: / word-Hiding_Graphics [Hiding Graphics].