Don tiene un documento de Word muy largo que incluye muchos nombres inusuales. No quiere abarrotar el diccionario con cada uno de los nombres, por lo que normalmente hace una revisión ortográfica y marca cada uno como «ignorar todos» o (a veces) «ignorar una vez». Desafortunadamente, la próxima vez que Don abre el documento, la mayoría de los nombres se marcan nuevamente con un subrayado rojo ondulado, lo que llama su atención sobre los errores ortográficos. Se pregunta si Word debería recordar que marcó estos nombres para ser ignorados.

Cuando haces clic derecho en una palabra mal escrita, tienes tres opciones:

Ignorar, Ignorar todo o Agregar al diccionario. Si hace clic en Ignorar, Word simplemente ignora esta instancia de la palabra mal escrita. Si hace clic en Ignorar todo, es lo mismo que hacer clic en Ignorar, excepto que Word ignora todas las palabras escritas de la misma manera en el documento.

Tenga en cuenta que Ignorar e Ignorar todo afectan solo al documento actual y solo a la sesión actual de trabajo con el documento. Cuando más tarde vuelva a abrir el documento (o abra un documento con nombres similares), las palabras volverán a aparecer como mal escritas. Las opciones son, esencialmente, una forma de evitar temporalmente, no de forma permanente, que Word note el error ortográfico.

Eso deja la opción Agregar al diccionario. Agrega la palabra al diccionario para que Word ya no marque la palabra como mal escrita en ningún lugar. En realidad, la palabra se marcará como mal escrita si abre el documento en un sistema diferente que no usa el mismo diccionario que usted usa; solo se considera escrito correctamente si se abre en su sistema, en el que agregó la palabra al diccionario.

Word utiliza dos diccionarios para revisar la ortografía de sus documentos: un diccionario integrado y un diccionario personalizado. Cuando hace clic en la opción Agregar al diccionario, Word agrega la palabra al diccionario personalizado, no al integrado. Un diccionario personalizado no es más que un archivo de texto sin formato que contiene palabras, una por línea, que deben considerarse escritas correctamente. Si lo desea, puede crear y utilizar varios diccionarios personalizados. Esto le permite, por ejemplo, crear un diccionario personalizado para usar en un trabajo específico (como el que contiene todos los nombres) y luego cambiar a un diccionario personalizado diferente cuando esté trabajando en un trabajo diferente. Además, cuando haya terminado con el trabajo al que se aplicó el diccionario personalizado, puede mover el diccionario personalizado fuera de su sistema y almacenarlo con los documentos relacionados con ese trabajo.

Estos son los pasos generales que debe seguir para hacer esto:

  1. Utilice las capacidades de búsqueda de Windows (fuera de Word) para localizar el diccionario personalizado. Busque el archivo «custom.dic» (sin las comillas).

  2. Cuando localice el archivo, cópielo en otro lugar de su sistema y recuerde dónde lo copió.

  3. Trabaje con su documento, agregando las palabras que desee al diccionario personalizado.

  4. Cuando termine de trabajar con el documento, muévalo a una carpeta de archivo en algún lugar. (Esto supone, por supuesto, que sigue la buena práctica de archivar sus documentos cuando haya terminado con cada trabajo).

  5. Vuelva a utilizar Windows para localizar «custom.dic» (sin las comillas) y muévalo a la misma carpeta de archivo que utilizó en el paso 4.

  6. Busque el archivo custom.dic original (paso 2) y cópielo de nuevo en la ubicación adecuada.

Eso es; el diccionario personalizado ha vuelto a ser el mismo que antes, despejado por los nombres que necesitaba solo para el trabajo en el que estaba trabajando.

Por supuesto, puede hacer mucho de esto directamente en Word, si lo desea.

Siga estos pasos antes de revisar la ortografía del documento que tiene muchos nombres:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en Revisión en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  3. Haga clic en el botón Diccionarios personalizados. Word muestra el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados. (Ver figura 1)

  4. Haga clic en el botón Nuevo. Word muestra el cuadro de diálogo Crear diccionario personalizado.

  5. Ingrese un nombre para su nuevo diccionario en el campo Nombre de archivo.

  6. Clic en Guardar. Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados, con la adición del nuevo diccionario personalizado que acaba de crear.

  7. Haga clic en el nombre del diccionario personalizado que acaba de crear.

  8. Haga clic en el botón Cambiar predeterminado. El nuevo diccionario es ahora el predeterminado que utilizará Word. (Todavía presta atención a cualquier otro diccionario personalizado; el valor predeterminado es simplemente aquel en el que se almacenan las palabras nuevas).

  9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados.

  10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word.

Ahora, cualquier nombre o palabra que agregue al diccionario personalizado terminará en el que creó y especificó como predeterminado. Si más tarde desea volver al otro diccionario, simplemente muestre el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados nuevamente, seleccione el diccionario que desea usar como predeterminado y luego haga clic en el botón Cambiar predeterminado.

Si no desea adoptar un enfoque que implique trabajar con diccionarios, siempre puede crear un estilo de carácter que tenga especificado el atributo «no revisar la ortografía». Cuando encuentre un nombre u otra palabra que no desea que Word marque como incorrectamente escrita, simplemente aplique el estilo a ese nombre o palabra. Dado que los estilos se recuerdan con el documento en el que se utilizan, esos nombres o palabras nunca se marcarán como incorrectamente escritos.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13428) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 y 2016.