En el encabezado de su documento, Tony incluye un campo de fecha. Se pregunta si hay alguna manera de actualizar el campo de fecha solo si se ha realizado un cambio en los detalles del documento. Está usando el campo para reflejar la versión del documento.

Antes de discutir cómo abordar esta necesidad, hay una pregunta filosófica que uno debe considerar: ¿Cuándo se realiza realmente un cambio? ¿Cuándo se completa la edición o cuándo se guarda realmente el documento que editó? La respuesta filosófica, por supuesto, es que el cambio no se «realiza» realmente hasta el momento en que guarde su documento. Puede realizar cambios en su documento durante horas y horas, pero si nunca guarda el documento, esos cambios son efímeros; desaparecen cuando pierde energía en su computadora.

Al reconocer esto, Microsoft nunca ha tenido un campo que indique la fecha en que se realizaron los últimos cambios. En su lugar, incluyeron un campo SaveDate que indica la fecha en que se guardó el documento por última vez. Así es como puede agregar este campo a su documento:

  1. Coloque el punto de inserción donde desea que aparezca la fecha.

  2. Muestre la pestaña Insertar de la cinta.

  3. Haga clic en Elementos rápidos (en el grupo Texto) y luego haga clic en Campos. Word muestra el cuadro de diálogo Campo.

  4. Elija Fecha y hora en la lista desplegable Categorías a la izquierda del cuadro de diálogo. (Ver figura 1)

  5. Seleccione SaveDate de la lista de campos en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  6. Haga clic en Opciones para seleccionar un formato de fecha, si lo desea.

  7. Haga clic en Aceptar para insertar el campo.

Debe tener en cuenta que si guarda su documento mientras lo está editando, no verá la actualización del campo SaveDate de inmediato. Presenta el mismo comportamiento que cualquier otro campo de su documento y solo se actualiza cuando el campo en sí se actualiza. (Este comportamiento se ha tratado en otros WordTips.)

También hay otra forma en que puede insertar la última fecha en que se guardó su documento, utilizando una propiedad de documento llamada DocModified. A pesar de su nombre, muestra la misma información que el campo SaveDate. Puede insertar esta propiedad personalizada en su documento de la misma manera que insertó el campo SaveDate:

  1. Coloque el punto de inserción donde desea que aparezca la fecha.

  2. Muestre la pestaña Insertar de la cinta.

  3. Haga clic en Elementos rápidos (en el grupo Texto) y luego haga clic en Campos. Word muestra el cuadro de diálogo Campo.

  4. En la lista de Categorías, elija Información del documento.

  5. En la lista de nombres de campo, elija DocProperty.

  6. En la lista Propiedad, elija la propiedad DocModified.

  7. Haga clic en Aceptar. Word inserta el campo en su documento.

Siempre que trabaje con campos como se describe en este consejo, hay un par de cosas que debe tener en cuenta. Ya mencioné el primero: el hecho de que los campos no se actualizan automáticamente; necesitan actualizarse específicamente. La otra cosa es que si actualiza campos (como si imprime el documento, que actualiza automáticamente los campos), Word piensa que solo porque los campos se han actualizado, el documento en sí se ha actualizado. Por lo tanto, cuando cierre el documento, se le preguntará si desea guardar sus cambios. Si guarda el documento, por supuesto, la próxima vez que abra el documento, el campo SaveDate reflejará la nueva fecha en la que guardó el documento, no la fecha en la que realizó cambios reales en el documento. (Lo siento, contra Microsoft, no considero que las actualizaciones de los campos sean «cambios reales»). La conclusión es que debe asegurarse de guardar su documento solo si realmente realiza cambios, no solo si los campos se actualizaron.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13746) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.