Suzanne tiene una hoja de cálculo de Excel que contiene direcciones. Los códigos postales se formatean mediante el formato especial de Excel que mantiene ceros a la izquierda. Sin embargo, cuando usa la combinación de correspondencia en Word, se quitan los ceros iniciales.

Hay varias formas de abordar este problema. Por ejemplo, podría ir a Excel y crear una nueva columna que contenga versiones de texto de los códigos postales numéricos. Aquí hay una práctica fórmula de Excel para usar para lograr esto:

=RIGHT("00000" & A1, 5)

Si coloca esta fórmula en una columna que ha sido formateada como texto (y el código postal está en la celda A1), terminará con un texto que contiene los ceros iniciales. A continuación, puede utilizar esta nueva columna en su combinación en Word.

Si no desea editar los datos originales de Excel, debe seguir haciendo los cambios en el documento de combinación de Word. Eche un vistazo al documento; contiene campos de combinación que indican dónde se colocarán los datos combinados. Estos campos también indican cómo se deben tratar los datos combinados. Si selecciona el campo de combinación para el código postal, puede expandirlo presionando Shift + F9. Debería ver el código subyacente que forma el campo. Luego puede modificar el código de campo para que se vea similar a esto:

{ MERGEFIELD "Zip" \# 00000-0000 }

El nombre entre comillas («Zip») puede ser diferente; representa el nombre de la columna en la hoja de cálculo de Excel que debe combinarse. La parte importante es agregar el modificador de formato (\ #)

seguido del patrón que se utilizará para formatear los datos combinados. Cuando haya terminado de realizar el cambio en el campo, puede presionar Mayús + F9 nuevamente para contraer el campo y luego fusionar.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de textos más popular del mundo). Esta sugerencia (9195) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Maintaining_Leading_Zeroes [Manteniendo los ceros iniciales].