En un entorno corporativo que utiliza Word, no es raro que la empresa haya desarrollado un conjunto estándar de plantillas que definen el «aspecto»

deseado para comunicaciones corporativas. Desafortunadamente, si los usuarios realizan cambios en los estilos dentro de las plantillas (hay muchas formas de hacerlo sin siquiera intentarlo a propósito), las plantillas originales pueden dañarse fácilmente.

Por ejemplo, digamos que María usa la plantilla corporativa para crear una carta y luego guarda la carta en el disco. Más tarde, Bill crea una carta usando la misma plantilla, pero realiza un par de cambios en los estilos mientras crea y guarda su documento. La próxima vez que Mary abra su carta, los cambios de estilo realizados por Bill afectarán el aspecto de su carta.

Superar este problema implica un enfoque triple. En primer lugar, debe guardar sus plantillas corporativas de forma protegida; en segundo lugar, debe configurar Word para acceder a ellos correctamente; y tercero, necesitas educar al usuario.

Primero, asegúrese de que sus plantillas estén almacenadas en el servidor de red de la empresa en una carpeta especial que creó con el único fin de almacenar las plantillas. Asegúrese de que todos tengan acceso a la carpeta, pero debe tener acceso de solo lectura. Además, no está de más asegurarse de que las plantillas se guarden como de solo lectura. Si tiene algún problema para configurar y almacenar las plantillas de esta manera, su administrador de red debería poder hacerlo con bastante rapidez.

En segundo lugar, siga estos pasos en Word:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en la opción Avanzado a la izquierda del cuadro de diálogo.

  3. Desplácese por la lista de opciones hasta que vea la sección General.

  4. Haga clic en el botón Ubicaciones de archivos. Word muestra el cuadro de diálogo Ubicaciones de archivos. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que la especificación de Plantillas de grupo de trabajo apunte a la carpeta especial del servidor de red que configuró en el paso anterior.

  6. Asegúrese de que la opción Plantillas de usuario esté configurada en una carpeta privada, ya sea en el disco duro del usuario o dentro de su espacio en el servidor de red.

  7. Haga clic en Aceptar.

En tercer lugar, indique a los usuarios que si desean realizar cambios en una plantilla (para que puedan usar esos cambios una y otra vez), deben copiar la plantilla del área protegida en el servidor de red a su área de plantilla de usuario y darle a la plantilla una nueva. nombre. (Esta copia debe realizarse fuera de Word, utilizando las capacidades del propio Windows).

Ahora se pueden realizar cambios en la plantilla sin afectar a nadie más.

Hay una tangente interesante para configurar una ubicación de Plantillas de grupo de trabajo si está usando Word 2013 o una versión posterior; puede afectar lo que ve cuando elige, en Word, crear un nuevo documento. El artículo en esta URL terriblemente larga entra en detalles exquisitos sobre esta tangente:

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word-2016-templates-featured-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (9444) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Managing_Corporate_Templates [Gestión de plantillas corporativas].