Tim señala que al editar un documento antiguo que ha pasado por muchas manos (que generalmente no tienen ni idea de los estilos), el documento termina invariablemente con un montón de estilos muy similares, todos con pequeños ajustes. Se pregunta cuál es la mejor manera de minimizar este problema y devolver dichos documentos a un único conjunto de estilos razonables.

Este problema ha sido una frustración para los editores y otros usuarios exigentes de Word durante años y años. Desafortunadamente, no hay una manera fácil de evitar esta frustración. El problema real es que los estilos (como saben) son muy poderosos, y con ese poder surge la necesidad de usarlos correctamente. Si tiene usuarios que no los usan correctamente, eso puede causar estragos en un documento con el tiempo.

La solución, entonces, es educar a los usuarios sobre el uso adecuado de los estilos.

Sin embargo, esto no siempre es factible; no siempre puede esperar que sus usuarios se conviertan en expertos en esta área de Word.

Se necesita un poco de trabajo para deshacerse de los estilos similares que aparecen con el tiempo. A modo de ejemplo, digamos que envía el documento utilizando un estilo personalizado llamado MyStyle. Cuando el documento regrese verá que contiene variaciones en el estilo como MyStyle1, MyStyle2, MyStyle + Bold, MyStyle + Centered, etc. (Puede haber cualquier número o variedad de estos estilos similares). Para deshacerse de ellos, siga estos pasos generales:

  1. Muestre el panel de tareas Estilo. (Muestre la pestaña Inicio de la cinta y haga clic en el ícono pequeño en la parte inferior derecha del grupo Estilos).

  2. En la lista de estilos, busque uno de los «similares» de los que desea deshacerse, como MyStyle2.

  3. Pase el puntero del mouse sobre el estilo y aparecerá una flecha hacia abajo a la derecha.

  4. Haga clic en la flecha desplegable y debería ver, en las opciones resultantes, algo así como Seleccionar todas las instancias X, donde X representa la cantidad de veces que se usa el estilo en el documento. Haga clic en esta opción.

Word selecciona todo en el documento que usa este estilo.

  1. En el panel de tareas Estilo, haga clic en el estilo real que desea usar, como MyStyle. Esto aplica el estilo correcto (MyStyle) a todo el texto seleccionado (MyStyle2).

  2. Vuelva a hacer clic en la flecha desplegable del estilo y debería ver una opción en gris que dice Seleccionar todo: No se usa actualmente. Esto le permite saber que el estilo no está actualmente en uso en el documento y puede seleccionar la opción Eliminar (nuevamente, en el menú desplegable) para deshacerse de él.

  3. Repita los pasos 2 a 6 hasta que se deshaga de todos los estilos similares que ya no necesita.

Como puede ver, este proceso es muy tedioso y nunca hemos podido encontrar una solución basada en macros para hacerlo menos tedioso. Por supuesto, puede simplemente «empezar de nuevo» abriendo un documento nuevo que use su hoja de estilo preferida, copie todo el texto del documento en mal estado y use Pegado especial | Texto sin formato para incluirlo en el nuevo documento. Luego, necesitaría revisar el texto pegado y volver a aplicar todos los estilos como se deben aplicar.

Qué enfoque es más fácil (eliminar estilos no deseados frente a volver a aplicar todos los estilos) depende de la longitud, la complejidad y la cantidad de estilos no deseados en el documento.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13394) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.