Sarah tiene un documento que necesita guardar en dos carpetas diferentes en su sistema. Se pregunta si hay alguna manera de que las actualizaciones de una copia del documento se reflejen automáticamente en la otra copia del documento.

En realidad, hay varias formas de abordar este problema. Una es crear una macro que realmente guarde el documento en dos ubicaciones. Aquí hay un ejemplo de una macro que hace eso.

Sub DualSave()

Dim FirstFolder As String     Dim SecondFolder As String     Dim DocName As String     Dim objF As Object     Dim retVal As Long

SecondFolder = "c:\MyLocation\"



With ActiveDocument         If Not .Saved Then             .Save             FirstFolder = .Path & "\"

DocName = .Name             If FirstFolder = SecondFolder Then                 MsgBox "WARNING! Second folder is the same as first folder."

Exit Sub             End If

Set objF = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

retVal = -1             On Error Resume Next             retVal = objF.CopyFile(FirstFolder & DocName, _               SecondFolder & DocName, True)

On Error GoTo 0             Set objF = Nothing             If retVal <> 0 Then                 MsgBox "File could not be copied to folder " & SecondFolder             End If         End If     End With End Sub

Esta macro es bastante simplista, ya que copia desde donde se encuentra ahora a una segunda carpeta (especificada en la variable SecondFolder). Eso significa que si abre el documento en la segunda carpeta y luego lo guarda, el documento original no se actualiza y la ejecución de la macro DualSave generará un error. (El error se produce porque los nombres de la primera y segunda carpeta serán los mismos). Por esta razón, un enfoque de macro como este es más adecuado si desea copiar a una segunda ubicación como una forma de hacer copias de seguridad de sus documentos. Un complemento creado por Word MVP Graham Mayor hace esencialmente lo mismo:

https://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

Otro enfoque (que no requiere una macro) es crear su documento principal y luego crear el documento espejo usando el «Pegar enlace»

capacidades de Word. Simplemente seleccione el primer documento completo y luego use, dentro del documento espejo, Pegar enlace para pegar la información. El resultado es que el documento espejo siempre refleja lo que está en el documento principal. (La información adicional sobre cómo vincular documentos de Word se presenta en otros WordTips.) El inconveniente es que no puede realizar cambios en el documento espejo y hacer que se reflejen en el documento principal; el reflejo es solo en una dirección.

Sin embargo, quizás la mejor solución sea no depender en absoluto de Word.

En su lugar, guarde su documento principal y, en Windows, cree un acceso directo a ese documento principal. Mueva el acceso directo a la segunda carpeta y estará listo. Ahora alguien puede abrir el documento original o el acceso directo, y siempre hará referencia al mismo documento. Para crear el acceso directo, haga lo siguiente:

  1. Guarde su documento y salga de Word por completo.

  2. Busque y haga clic con el botón derecho en el archivo de documento que acaba de guardar. Windows muestra un menú contextual.

  3. Elija Crear acceso directo. El acceso directo se coloca en la misma carpeta que el documento original.

  4. Abra una ventana para la segunda carpeta.

  5. Arrastre el acceso directo de la primera carpeta a la segunda carpeta.

Tu atajo ahora está en su lugar. Si hace doble clic en él, Word abre el documento original. Básicamente, ahora tiene un único documento accesible a través de dos carpetas diferentes. El inconveniente de este enfoque, por supuesto, es que la segunda carpeta solo contiene un acceso directo al documento original, lo que significa que no debe considerar el acceso directo como una copia de seguridad del documento original; no lo es. Si realmente está buscando una forma de hacer copias de seguridad de los documentos, utilice una de las otras soluciones que se describen en este consejo.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (12633) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.