No es inusual que las personas trabajen juntas en «equipos» en el entorno empresarial actual. En lugar de que una sola persona sea responsable de una tarea determinada, se puede encargar a un grupo de personas que la complete con éxito. Esto puede significar que tiene un documento del que son responsables varias personas. Con algunos programas de Office (como Excel), varios usuarios pueden compartir el mismo documento y trabajar en él al mismo tiempo.

Word no permite que varias personas utilicen el mismo documento de Word al mismo tiempo, ya que las ediciones de cada individuo podrían causar estragos en el documento final. En cambio, Word proporciona varias herramientas, disponibles en la pestaña Revisar de la cinta, que puede usar en un entorno multiusuario para facilitar un poco la colaboración en un documento.

La primera de estas herramientas se denomina Control de cambios. Esta herramienta permite dos enfoques diferentes para la edición de documentos, cada uno con ventajas y desventajas. El primer enfoque supone una progresión en serie del documento. Por ejemplo, tiene una sola copia del documento y se abre paso a través de cada miembro de su equipo. Con el Control de cambios activado, se anotan las ediciones de cada persona y la persona responsable última del documento puede revisarlas fácilmente. Esa persona, con quien el documento comenzó originalmente y terminará eventualmente, usa la función Aceptar o Rechazar cambios para revisar cada cambio y juzgar si debe aceptarse o no.

El otro enfoque para usar la herramienta Control de cambios es darle a cada miembro de su equipo una copia del documento. Son libres de realizar cambios y no tienen que hacerlo con el Control de cambios activado.

Luego, la persona responsable de producir el documento final reúne cada uno de los documentos modificados y los «fusiona» usando la función Comparar documentos. (Nuevamente, esta función es parte de la parte general de Control de cambios de Word). Comparar documentos combina dos documentos, lo que da como resultado un documento que muestra las diferencias entre los dos. Una vez finalizado el proceso de fusión, con cada uno de los documentos de los miembros del equipo, la persona responsable puede volver a utilizar la función Aceptar o Rechazar cambios para revisar cada cambio y determinar su aceptabilidad.

Si decide utilizar la función Control de cambios de Word, y especialmente si decide utilizar el primer enfoque, es posible que desee utilizar la función Comentarios para permitir que los miembros del equipo inserten sus comentarios en el documento. Estos comentarios no deben reflejar los cambios reales en el documento (que deben realizarse en el documento en sí con el control de cambios activado), pero pueden contener comentarios generales sobre por qué se realizaron ciertos cambios o simplemente comentarios generales sobre el desarrollo del documento. En efecto, la función Comentarios se convierte en una forma para que los miembros del equipo proporcionen información para el proceso de desarrollo. El miembro del equipo responsable en última instancia del documento puede leer los comentarios y resolver cualquier problema que contenga.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13290) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Word aquí: link: / word-Multiple_Document_Users [Multiple Document Users].