Word incluye una potente función de combinación de correspondencia que le permite crear relaciones entre un documento y un origen de datos, y luego extraer automáticamente información de ese origen de datos para usar en el documento. Cuando abre el documento, Word abre automáticamente la fuente de datos para que pueda acceder a los datos necesarios para la relación. Es obvio que abrir la fuente de datos lleva tiempo, aunque se haga de forma automática. Si la fuente de datos es una base de datos de Access o un libro de Excel, especialmente si está en una unidad de red, abrir la fuente de datos puede ser muy lento.

Una manera fácil de resolver este problema sería que Word proporcionara una forma de abrir solo el documento y no abrir la fuente de datos. Lamentablemente, no hay forma de hacer esto: Word abre automáticamente la fuente de datos independientemente de sus deseos. (Puede, por supuesto, romper la relación entre el documento y la fuente de datos, pero eso significaría que más tarde necesitaría restablecer la relación si quisiera hacer una combinación de correspondencia real).

Word le permite desactivar la actualización automática de vínculos cuando se abre un documento, pero las pruebas muestran que esta configuración no afecta las relaciones de combinación de correspondencia. Aparentemente, el «vínculo» entre un documento y su fuente de datos no se considera un vínculo, en el sentido tradicional del término.

Una posible solución para evitar que se abra la fuente de datos es hacer una copia del documento antes de configurarlo como un documento de combinación de correspondencia.

Por lo tanto, tendría dos copias del documento, una definida para su uso en la combinación de correspondencia y otra que no lo está. Podía abrir uno cuando quisiera hacer una combinación de correspondencia y abrir el otro cuando quisiera hacer alguna otra tarea de edición. La desventaja, por supuesto, es que ahora tiene que mantener dos versiones del documento.

Otra posible respuesta es cambiar el nombre de la fuente de datos. Luego, cuando abre el documento de combinación de correspondencia y Word no puede encontrar la fuente de datos, se le pregunta si desea definir una nueva fuente de datos o revertir el documento a un documento normal. Esto, esencialmente, significa que está cortando la relación entre el documento y la fuente de datos, lo que (como se comentó anteriormente) puede ser un paso demasiado drástico para tomarlo todo el tiempo.

Por último, también puede utilizar la función Insertar archivo de Word para «abrir» un documento de combinación. Siga estos pasos:

  1. Cree un documento nuevo en blanco.

  2. Muestre la pestaña Insertar de la cinta.

  3. Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la herramienta Objeto (en el grupo Texto) y luego elija Texto del archivo. Word muestra el cuadro de diálogo Insertar archivo.

  4. Utilice los controles del cuadro de diálogo para localizar y seleccionar el documento de origen de combinación de correspondencia.

  5. Haga clic en Insertar.

Word inserta el archivo dentro del documento en blanco, pero no abre el origen de datos asociado con el documento de origen original. Si bien este enfoque le permite examinar rápidamente el contenido del documento de origen, es posible que observe algunas pequeñas diferencias. Por ejemplo, si el documento en blanco que creó en el paso 1 tiene una configuración de márgenes diferente a la del documento de origen, entonces el formato del archivo insertado (el documento de origen) puede parecer un poco receloso.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (8255) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Opening_Only_a_Merge_Document [Abrir solo un documento combinado].