Martha trabaja para un abogado que usa mucho el control de cambios cuando trabaja con clientes. Le molesta tener que desactivar el formateo de pistas todo el tiempo. (No quiere que se realice un seguimiento de los cambios de formato simples).

Además, cuando le pasa el documento a un cliente (por correo electrónico), si no saben cómo desactivar el seguimiento de los cambios de formato, el documento devuelto siempre está lleno de cambios de formato registrados. Martha se pregunta si hay alguna forma de desactivar para siempre el seguimiento de los cambios de formato.

Cuando activa Control de cambios en Word, el programa realiza un seguimiento de muchos cambios que realiza. Una categoría de cambios que puede rastrear son los cambios de formato. Afortunadamente, puede controlar los tipos de cambios que realiza Word. Esto es lo que hace Martha: desactiva una categoría específica de cambios (formato) para que Word no los rastree; solo rastrea otros tipos de cambios.

La forma en que ajusta las categorías de cambios que rastrea Word varía según la versión de Word que esté usando. Para desactivar el seguimiento del formato, debe seguir estos pasos si utiliza Word 2007 o Word 2010:

  1. Asegúrese de que se muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  2. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la herramienta Control de cambios (en el grupo Seguimiento) y luego haga clic en Cambiar opciones de seguimiento. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios. (Ver figura 1)

  3. Desactive la casilla de verificación Track Formatting.

  4. Haga clic en Aceptar.

Si está utilizando Word 2013, siga estos pasos en su lugar:

  1. Asegúrese de que se muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  2. Haga clic en el pequeño icono en la esquina inferior derecha del grupo de seguimiento.

Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.

  1. Haga clic en el botón Opciones avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios. (Ver figura 2)

  2. Desactive la casilla de verificación Track Formatting.

  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios.

  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.

Por último, si está utilizando Word 2016 o una versión posterior del programa (incluida la versión proporcionada con Office 365), siga estos pasos:

  1. Asegúrese de que se muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  2. Haga clic en la herramienta de seguimiento. Word muestra las opciones del grupo de seguimiento.

  3. Haga clic en el pequeño icono en la esquina inferior derecha del grupo de seguimiento.

Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.

  1. Haga clic en el botón Opciones avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios. (Vea la figura 3.)

  2. Desactive la casilla de verificación Track Formatting.

  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios.

  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.

Hasta ahora tan bueno. ¿Derecho? Bueno en realidad no. El problema es que hacer esta configuración no siempre es complicado. Algunas personas dicen que el cambio viajará con el documento; otros dicen que no. Otros dicen que el cambio se restablecerá si desactiva el Control de cambios y luego lo vuelve a activar.

Por lo que he podido determinar, la persistencia de esta configuración variará según la versión de Word que esté utilizando. Por lo tanto, si el cambio es persistente para los documentos en su sistema, una vez que envía el documento a otra persona y si usa una versión diferente de Word, puede recuperar un documento que tiene la configuración activada nuevamente y todos los cambios de formato son marcado. Esto puede resultar muy frustrante.

En mi experiencia, es necesario adoptar un enfoque de tres vertientes. Primero, debe abrir su plantilla Normal y desmarcar la casilla de verificación Formato de seguimiento dentro de ella. Una vez que realice el cambio y guarde la plantilla Normal, cualquier documento futuro que cree que se base en esa plantilla no hará un seguimiento de los cambios de formato cuando la opción Control de cambios esté activada.

(Esto solo se aplica, por supuesto, si su versión de Word no restablece la casilla de verificación Seguimiento de formato cuando activa y desactiva el seguimiento de cambios).

Lo segundo que debe hacer es abrir los documentos existentes y asegurarse de que la configuración esté desactivada para esos documentos. (El cambio que realizó en la plantilla Normal no afectará a ningún documento creado anteriormente; solo afectará a los documentos nuevos creados después de realizar el cambio). Obviamente, este paso puede tardar un poco en realizarse si tiene bastantes documentos.

La tercera cosa que debe hacer es deshacerse de cualquier cambio de formato registrado que pueda aparecer cuando recibe un documento de otra persona.

Esto es necesario, nuevamente, porque no tienes control sobre cómo está configurado el sistema de esa persona. Puede deshacerse del formato de seguimiento siguiendo estos pasos:

  1. Muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  2. En el grupo Seguimiento, haga clic en la lista desplegable Mostrar marcado. Word muestra una lista de categorías de cambios que puede mostrar.

  3. Desmarque todo excepto Formateo.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la herramienta Aceptar, en el grupo Cambios. Word muestra algunas formas diferentes en las que puede aceptar cambios.

  5. Elija Aceptar todos los cambios mostrados. Se aceptan todos los cambios de formato (que es todo lo que se muestra debido al paso 3). (No seleccione Aceptar todos los cambios en el documento; eso aceptaría todos los cambios, se muestren o no).

  6. Nuevamente, haga clic en la lista desplegable Mostrar marcado.

  7. Asegúrese de que todas las casillas de verificación estén seleccionadas.

El resultado de estos pasos es que solo verá en el documento todos los cambios excepto los cambios de formato, tal como lo desee. La desventaja de esto es que deberá hacerlo en todos los documentos que reciba de otros, ahora y para siempre.

Hay enfoques basados ​​en macros que puede seguir, si lo desea. Agregar una simple macro AutoOpen a todos sus documentos puede ahorrarle mucho tiempo a largo plazo:

Sub AutoOpen()

ActiveDocument.TrackFormatting = False End Sub

Esta simple macro desactiva el seguimiento del formato cada vez que se abre el documento. Esto incluso funcionará con documentos que envíe a otras personas, siempre que no deshabiliten las macros cuando abran su documento.

Necesitará una macro diferente para deshacerse de cualquier formato de seguimiento que pueda aparecer en los documentos que reciba de otros. Lo siguiente hará el truco:

Sub AcceptChangedFormatting()

Dim r As Revision     For Each r In ActiveDocument.Revisions         If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept     Next r End Sub

Puede asignar esta macro a una tecla de método abreviado o a un botón del QAT.

Cuando se invoca, todos los cambios de formato en el documento se aceptan de inmediato y luego puede continuar trabajando con otros cambios que fueron rastreados en el documento.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (7839) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.