Jonathan expresó su frustración con algunos de los usuarios de su empresa.

Sus autores técnicos utilizan una plantilla estándar para la documentación. La plantilla tiene campos que se completan completando la información en el cuadro de diálogo Propiedades. Si otras personas usan la plantilla, no tienen su versión de Word configurada para mostrar campos, por lo que a menudo escriben información directamente en el documento creado por la plantilla, destruyendo así los campos. Jonathan estaba buscando una forma de proteger los campos para que no se puedan escribir y destruir.

No hay forma de proteger solo los campos en un documento y aún permitir escribir dentro del documento. Sin embargo, hay formas de evitar esto. Una forma es «notificar» a los usuarios dónde se encuentran todos los campos. Con un recordatorio visual, es menos probable que los usuarios escriban sobre los campos y los destruyan. Word puede, por supuesto, sombrear campos para que sean visibles, pero es posible que un usuario no tenga esta opción activada. Puede, en su plantilla, configurar las macros AutoNew y AutoOpen para activar el sombreado:

Sub AutoNew()

With ActiveWindow.View     .FieldShading = wdFieldShadingAlways     End With End Sub
Sub AutoOpen()

With ActiveWindow.View     .FieldShading = wdFieldShadingAlways     End With End Sub

Este enfoque, por supuesto, no evita la sobrepoblación de los campos; simplemente se asegura de que el usuario no pueda decir «No sabía que había un campo». Puede volverse más complejo en sus macros, desarrollando una que verifique continuamente la colección Fields para asegurarse de que la cantidad de campos en el documento no cambie (aumente o disminuya). Si se detecta un cambio en el número de campos, la macro podría tomar cualquier acción correctiva que considere necesaria.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (7796) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

enlace: / word-Protecting_Fields [Protecting Fields].