Mori tiene un documento que tiene «palabras clave» en negrita. Le gustaría crear un índice que incluya estas palabras clave. Mori se pregunta si existe una forma de marcar automáticamente todas las frases en negrita para que aparezcan en un índice.

Hay un par de formas de abordar esta tarea. Quizás la forma más fácil es aprovechar la capacidad de AutoMark de Word para crear sus entradas de índice. El truco consiste en incluir sus palabras, las que desee en un índice, en su propio archivo. Aquí tienes una forma fácil de hacerlo:

  1. Abra el documento para el que desea el índice.

  2. Cree un documento nuevo en blanco.

  3. Vuelva a su documento de origen (aquel para el que desea el índice).

  4. Presione Ctrl + H. Word muestra la pestaña Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

  5. Haga clic en la pestaña Buscar. (Los pasos 4 y 5 son necesarios porque Ctrl + F no funciona de la manera tradicional en Word 2010 y versiones posteriores).

(Ver figura 1)

  1. Asegúrese de que el cuadro Buscar qué esté vacío y de que el punto de inserción esté en él.

  2. Presione Ctrl + B. Word indica que desea buscar texto en negrita.

  3. Haga clic en la opción Buscar en y elija Documento principal. Word selecciona todas las palabras y frases en negrita del documento.

  4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

  5. Presione Ctrl + C. Todas las palabras se copian en el Portapapeles.

  6. Cambie al documento en blanco.

  7. Presione Ctrl + V. Todas las palabras están ahora en el documento previamente en blanco, una palabra por línea.

Con las palabras en su propio documento, puede ordenarlas fácilmente y buscar duplicados. Elimine los duplicados para tener una lista de palabras y frases únicas, una por línea. Luego debe convertir las palabras en una tabla; simplemente selecciónelos, muestre la pestaña Insertar de la cinta y elija Tablas | Convertir texto en tabla. Lo que debería terminar es una tabla que tenga una sola columna con sus palabras y frases en esa columna. (Si termina con varias columnas, es posible que desee deshacer la conversión y buscar cualquier carácter de tabulación en la lista de palabras y frases. Si los encuentra, elimínelos, ya que activan la conversión para agregar otra columna).

|||| Con todas sus palabras y frases en una sola columna, agregue una segunda columna justo a la derecha de la primera. Para que la función AutoMark funcione mejor, la primera columna debe contener las palabras o frases que desea marcar en el documento y la segunda columna debe contener cómo desea que aparezcan esas palabras y frases en el índice.

Por ejemplo, puede tener varias variaciones de la misma frase en la primera columna, como «resultados contabilizados», «resultados contabilizados», «respuestas contabilizadas» y «respuestas contabilizadas». Si desea que cada uno de estos aparezca en el índice debajo de la frase «resultados de recuento», coloque esa frase a la derecha de cada una de las frases originales. Si desea que la palabra o frase de la columna de la izquierda sea la misma palabra o frase utilizada en el índice, simplemente cópiela de la columna de la izquierda a la columna de la derecha.

Cuando haya terminado con su lista, guarde el documento. Luego puede usar lo que ha creado para AutoMark el documento original, de esta manera:

  1. Muestre la pestaña Referencias de la cinta.

  2. Haga clic en la herramienta Insertar índice. Word muestra la pestaña Índice del cuadro de diálogo Índice. (Ver figura 2)

  3. Haga clic en el botón AutoMark. Word muestra el cuadro de diálogo Abrir archivo de AutoMark de índice.

  4. Utilice los controles del cuadro de diálogo para seleccionar el archivo que contiene su lista de palabras clave y frases.

  5. Haga clic en Abrir.

Eso es. Word usa su lista de palabras como un «mapa de ruta» de lo que debería marcar en su documento. Cuando finalice la función AutoMark, puede crear su índice como desee.

Si lo prefiere, puede usar una macro para marcar todas las entradas de índice en su documento, según si el texto está en negrita o no. El siguiente ejemplo simplemente busca en un documento cualquier texto en negrita. Si localiza ese texto, inserta una entrada de índice allí.

Sub InsertingIndexEntries()

Application.ScreenUpdating = False

'Go to the first page of the document     Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Set up the Find and Replace operation     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchWildcards = False         .Font.Bold = True     End With

'Finds the bold text and inserts an index entry.

Do         Selection.Find.Execute         If Selection.Find.Found Then             'Checks if the Index field was selected             'This occurs if it does not contain any entries             If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then                 'Insert an index entry and use the text within                 'the selected range as the entry name                 ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _                   Range:=Selection.Range, _                   Entry:=Selection.Range.Text, _                   EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _                   CrossReference:="", _                   CrossReferenceAutoText:="", _                   BookmarkName:="", _                   Bold:=False, _                   Italic:=False, _                   Reading:=""

'Move past text that was found and the new index entry                 Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend                 Selection.Collapse wdCollapseEnd             End If         End If     Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True     Application.ScreenRefresh End Sub

Recuerde que esta macro busca todo el texto en negrita en el documento, incluidos (posiblemente) lugares que no espera. Por ejemplo, si tiene algunos títulos en negrita, esos títulos también se marcarán para el índice. Además, si ejecuta la macro más de una vez, puede terminar con varias entradas de índice para cada frase o palabra en negrita. Si necesita ejecutarlo más de una vez, elimine los campos de índice existentes antes de ejecutarlo nuevamente.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (10438) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Putting_Bold_Words_in_an_Index [Poner palabras en negrita en un índice].