Una forma común de proteger los documentos es configurar las opciones para compartir disponibles cuando guarda el documento. Por ejemplo, cuando guarda su documento en Word 2007, puede elegir Herramientas | Opciones generales y luego complete passwords en el cuadro de diálogo. (Se usa una contraseña para abrir el documento y la otra se usa si desea prohibir los cambios en el documento). Si está usando Word 2010 o una versión posterior de Word, elija Archivo | Info | Proteger documento. Luego elija Cifrar con contraseña para solicitar al usuario que ingrese una contraseña para abrir el archivo. Puede restringir los tipos de ediciones que se pueden realizar en el documento si elige Restringir edición.

El inconveniente de estos enfoques basados ​​en contraseñas es que el usuario, cuando intenta abrir el documento, se le presenta un cuadro de diálogo que solicita una contraseña. La diferencia entre las dos contraseñas es que si necesita una contraseña para abrir, el usuario ni siquiera podrá abrir el documento sin ella. Si necesita una contraseña para modificar el documento, el usuario puede abrir una copia de solo lectura del documento, incluso si no tiene la contraseña.

¿Qué pasa si nunca tiene la intención de proporcionar la contraseña a los usuarios? En ese caso, pedir una contraseña parece una pérdida de tiempo. En cambio, sería bueno que los usuarios pudieran omitir el cuadro de diálogo y simplemente abrir una copia de solo lectura del documento. Hay tres formas de implementar una solución en este escenario.

La primera (y más simple) solución es hacer que el archivo del documento sea de solo lectura. Dentro de Windows (no Word), haga clic derecho en el documento y elija la opción Propiedades. En el cuadro de diálogo resultante, puede modificar el atributo de solo lectura del archivo. Si lo marca como de solo lectura, nadie podrá cambiar el documento; automáticamente será de solo lectura cuando se abra en Word. Por supuesto, no hay nada que impida que otra persona siga estos mismos pasos y borre el atributo de solo lectura para que pueda cambiar el archivo original.

El segundo enfoque es aprovechar la configuración de su red, si tiene una red. Simplemente hable con el administrador del sistema y pídale que cree una carpeta en la que pueda escribir, pero desde la que otros solo puedan leer. De esa forma, no pueden cambiar el documento original, pero tú puedes.

El tercer enfoque es proteger el documento de manera diferente. Si está utilizando Word 2007, cuando hace clic en la herramienta Proteger documento (en la pestaña Revisar de la cinta), Word muestra el panel de tareas Proteger documento. Este tipo de protección se usa a menudo al crear formularios, pero también se puede aplicar a documentos generales.

En el panel de tareas Proteger documento, seleccione la casilla de verificación debajo de Restricciones de edición, use la lista desplegable para elegir Completar formularios, haga clic en «Sí, comenzar a aplicar la protección» y luego proporcione una contraseña.

Si está utilizando Word 2010 o una versión posterior, el procedimiento que se enumera anteriormente es ligeramente diferente. Haga clic en la herramienta Restringir edición en el grupo Proteger de la pestaña Revisar de la cinta. Word muestra una lista de tres opciones de restricciones de edición y formato. En Restricciones de edición, utilice «Permitir solo este tipo de edición en el documento»

Marque la casilla y elija Sin cambios (solo lectura) en la lista desplegable, haga clic en «Sí, comenzar a aplicar la protección» y luego proporcione una contraseña.

Cuando el documento se carga en un momento posterior, no se solicita una contraseña al usuario. El usuario tampoco podrá hacer otras cosas, como seleccionar texto y copiarlo. Sin embargo, el usuario podrá ver e imprimir el documento, según lo desee.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (11257) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Read-Only_Documents_without_a_Password [Documentos de solo lectura sin contraseña].