Deb a menudo formatea los documentos que le llegan después de que varias personas hayan contribuido con el contenido. Uno de sus primeros pasos es aplicar los estilos correctos. A veces, por ejemplo, un párrafo etiquetado como Texto de cuerpo no tiene el formato de su estilo de Texto de cuerpo. El problema es que cuando vuelve a aplicar un estilo a un párrafo que tiene el mismo nombre de estilo, aparece un cuadro de diálogo Modificar estilo que le pregunta si quiere «Actualizar el estilo para reflejar los cambios recientes» como predeterminado o » Vuelva a aplicar el formato del estilo a la selección «. No hace falta decir que esto se vuelve molesto muy rápidamente. Deb siempre quiere la opción «Volver a aplicar». Se pregunta si puede hacer que la opción «Volver a aplicar» sea la opción predeterminada o, mejor aún, deshacerse de esta ventana emergente por completo.

En realidad, hay varias formas de volver a aplicar estilos en un documento. Una forma es párrafo por párrafo, como lo está haciendo Deb. Busque un párrafo y luego haga clic en el nombre del estilo en el panel Estilos. Cuando usa este enfoque, Word puede preguntarle si desea volver a aplicar el estilo o actualizar el estilo para reflejar el formato en el párrafo tal como existe.

La razón por la que Word hace esta pregunta es porque está configurado, de forma predeterminada, para hacerla. Para deshabilitar esta pregunta, siga estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en Avanzado en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  3. En el área Opciones de edición, asegúrese de que la casilla de verificación Preguntar para actualizar el estilo esté desactivada.

  4. Haga clic en Aceptar.

Deberias hacer eso; ahora no se le debe preguntar si desea volver a aplicar o actualizar. En cambio, Word asume que desea volver a solicitarlo y que puede avanzar alegremente en su camino.

Hay una nota al margen que debería mencionarse; uno que encontré mientras probaba este consejo: Ninguno de los anteriores se aplica realmente al estilo Normal. Realmente no importa cuál sea la configuración de la casilla de verificación Solicitar para actualizar el estilo cuando vuelva a aplicar el estilo Normal. Haga clic en él en el panel Estilo y se volverá a aplicar sin ningún aviso. Son solo otros estilos no normales los que Word solicita.

Hay otra forma interesante de volver a aplicar estilos: usando teclas de método abreviado.

Si asigna una tecla de método abreviado a un estilo, puede usar esa tecla de método abreviado para volver a aplicar el estilo a un párrafo y Word realmente no le presta atención a la configuración Preguntar para actualizar el estilo. Por ejemplo, digamos que desea volver a aplicar el estilo Cita. Puede asignar la tecla de método abreviado de esta manera:

  1. Presione Alt + Ctrl + Mayús + S. Word muestra el panel Estilos. (También puede mostrar la pestaña Inicio de la cinta y hacer clic en el pequeño icono en la parte inferior derecha del grupo Estilos).

  2. Pase el mouse sobre el nombre del estilo que desee volver a aplicar. Aparece una pequeña flecha hacia abajo a la derecha del nombre.

  3. Haga clic en la flecha hacia abajo para revelar las opciones disponibles.

  4. Seleccione Modificar de las opciones. Word muestra el cuadro de diálogo Modificar estilo.

  5. Haga clic en el botón Formato (esquina inferior izquierda) y luego elija Tecla de acceso directo. Word muestra el cuadro de diálogo Personalizar teclado. (Ver figura 1)

  6. Con el punto de inserción en el cuadro Presione la tecla de acceso directo nuevo, presione la tecla de acceso directo que desea utilizar. (Por ejemplo, presione Alt + Q.)

  7. Haga clic en el botón Asignar. La tecla de método abreviado está asociada con el estilo.

  8. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar teclado.

  9. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Modificar estilo.

Ahora, cuando desee volver a aplicar un estilo, simplemente presione la tecla de método abreviado que especificó en el paso 6. Word vuelve a aplicar el estilo sin hacerle ninguna pregunta.

Incluso si usa una de las técnicas ya discutidas, todavía se queda con el tedio de revisar cada párrafo y volver a aplicar estilos. Puede aliviar gran parte del tedio utilizando un enfoque diferente para la actualización. Con la casilla de verificación Solicitar actualización de estilo desactivada, como se describe anteriormente, siga estos pasos:

  1. Presione Alt + Ctrl + Mayús + S. Word muestra el panel Estilos. (También puede mostrar la pestaña Inicio de la cinta y hacer clic en el pequeño icono en la parte inferior derecha del grupo Estilos).

  2. Pase el mouse sobre el nombre del estilo que desee volver a aplicar. Aparece una pequeña flecha hacia abajo a la derecha del nombre.

  3. Haga clic en la flecha hacia abajo para revelar las opciones disponibles.

  4. Elija Seleccionar todas las instancias. Word selecciona todos los estilos del documento que utilizan ese estilo en particular.

  5. En el panel Estilo, haga clic en el mismo nombre de estilo. Word vuelve a aplicar el estilo a todos los párrafos seleccionados.

También puede, en el paso 5, presionar Ctrl + Q en lugar de volver a seleccionar el estilo. Esto vuelve a aplicar todo el formato de nivel de párrafo a los párrafos seleccionados. Sin embargo, no cambiará ninguno de los formatos a nivel de carácter que se hayan aplicado explícitamente a los párrafos. Para deshacerse de eso, también deberá presionar Ctrl + Barra espaciadora. Sin embargo, al hacerlo, también se elimina cualquier formato de carácter específico que desee conservar, como negrita o cursiva. En mi experiencia, es mucho mejor simplemente seleccionar el nombre del estilo en el panel Estilos, como se escribió en el paso 5.

Finalmente, otra técnica es usar Buscar y Reemplazar para realizar la actualización. Siga estos pasos:

  1. Asegúrese de guardar su documento.

  2. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio de su documento.

  3. Presione Ctrl + H. Word muestra la pestaña Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

  4. Haga clic en el botón Más, si está disponible. (Ver figura 2)

  5. Haga clic una vez en el cuadro Buscar y asegúrese de que esté vacío.

  6. Haga clic en Formato y elija Estilo. Word muestra el cuadro de diálogo Buscar estilo. (Vea la figura 3.)

  7. Elija el nombre del estilo que desea volver a aplicar.

  8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar estilo.

  9. Haga clic una vez en el cuadro Reemplazar con y asegúrese de que esté vacío.

  10. Haga clic en Formato y elija Estilo. Word muestra el cuadro de diálogo Reemplazar estilo. (Este cuadro de diálogo es esencialmente el mismo que el cuadro de diálogo Buscar estilo anterior).

  11. Elija el mismo estilo que eligió en el paso 7.

  12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reemplazar estilo.

  13. Haga clic en Reemplazar todo.

Word busca en el documento y reemplaza todos los estilos que seleccionó en el paso 7 con exactamente el mismo estilo, volviéndolos a aplicar.

Una ventaja significativa de la técnica Buscar y reemplazar es que puede utilizar la grabadora de macros para registrar el reemplazo de varios estilos seguidos. Eso le permite reproducir más tarde la macro y, en un solo paso, volver a aplicar estilos a muchos párrafos. Muy rápido; muy conveniente.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (11812) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.