Fred tiene un documento legal de 60 páginas que tiene estilos de todo el mapa (como una docena de versiones del Título 2, numerosas distancias de tabulación incluso para el mismo nivel de texto, etc.). Fred se pregunta cómo puede restablecer de manera fácil, rápida y segura y hacer que todos estos estilos sean consistentes.

Dados los tres requisitos (fácil, rápido y seguro), me viene a la mente el viejo adagio: puedes tener dos que quieras, ¡y dos de cada tres no están mal!

En serio, no hay una forma rápida de hacer lo que pide. La razón es porque, literalmente, estás tratando de desenredar lo que se ha convertido en un plato de espaguetis. Los editores de varios tipos han estado luchando con este problema durante años, y no es un problema que Microsoft haya podido solucionar. Para ser justos con Microsoft, no es un problema que realmente se pueda solucionar. Por un solo caso, digamos que tiene (como usted dice) una docena de versiones del Título 2 en el documento. Si Microsoft desarrollara alguna forma automatizada de solucionar este problema, ¿cómo sabría la automatización cuál de las versiones del Título 2 es la correcta? ¿Y si eligió incorrectamente? Ahora, multiplique eso por una docena o más de estilos diferentes que necesite en el documento. El problema rápidamente va de mal en peor y la solución puede no ser una mejora con respecto al problema original.

Lo que han hecho los editores experimentados para abordar este problema es idear sus propias técnicas para «desenredar» los espaguetis. Si el documento es corto y tiene relativamente pocos estilos errantes, es posible que pueda trabajar directamente en el documento. Aquí hay un enfoque:

  1. Abra el documento.

  2. Asegúrese de que el panel Estilos esté abierto. (Muestre la pestaña Inicio de la cinta y haga clic en el ícono pequeño en la parte inferior derecha del grupo Estilos).

  3. Haga clic en el enlace Opciones en la parte inferior del panel Estilos. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones del panel de estilos. (Ver figura 1)

  4. Con la lista desplegable Seleccionar estilos para mostrar, elija En documento actual.

  5. Con la lista desplegable Seleccionar cómo se ordena la lista, elija Alfabético.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

  7. En el panel Estilo, coloque el puntero del mouse sobre uno de los estilos que desea eliminar del documento. Aparece una flecha que apunta hacia abajo en el lado derecho del nombre del estilo.

  8. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y elija Seleccionar todas las instancias X.

(La X representará realmente la cantidad de veces que se usa el estilo en el documento). Word selecciona todos los párrafos o texto que usa el estilo.

  1. En el panel Estilo, haga clic en el estilo que desea aplicar al texto seleccionado. Se cambia el estilo del texto seleccionado.

  2. En el panel Estilo, pase el puntero del mouse sobre el mismo estilo que usó en el paso 7.

  3. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo y elija Eliminar XYZ. (El XYZ es el nombre del estilo). Word muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea eliminar el estilo del documento.

  4. Haga clic en Sí. El estilo se elimina del documento y desaparece de la lista de estilos en el panel Estilo.

  5. Repite los pasos del 7 al 12 para cada estilo del que quieras deshacerte.

Al aplicar esta técnica, querrá guardar su documento periódicamente para no perder su trabajo.

Obviamente, esta técnica puede llevar un tiempo, por lo que la mencioné como un buen enfoque si está trabajando con un documento relativamente corto.

Si el documento está realmente desordenado, el mejor enfoque es empezar de cero y aplicar los estilos que desee. Al elegir «empezar de nuevo»

Sin embargo, siempre es una buena idea trabajar en una copia del documento problemático, no en el original.

Una forma de comenzar de nuevo es seleccionar todo el documento (Ctrl + A) y luego presionar Ctrl + Q para eliminar todo el formato de párrafo explícito y luego presionar Ctrl + Barra espaciadora para eliminar todo el formato de carácter explícito.

Si bien esto no eliminará los estilos no deseados del documento, le permitirá volver a aplicar estilos sin la complicación de lidiar con un formato explícito extraño que pueda haberse aplicado.

Para llevar este proceso un paso más allá, cree un documento nuevo que se base en una plantilla que incluya su conjunto de estilos aprobado (deseado).

Con los dos documentos abiertos (el documento de origen del que eliminó el formato explícito y el documento de destino que acaba de crear), siga estos pasos:

  1. Seleccione todo en el documento de origen excepto la marca de párrafo final. (Forma más fácil: presione Ctrl + A, mantenga presionada la tecla Shift y presione la tecla de flecha izquierda).

  2. Presione Ctrl + C. Esto copia todo el contenido del documento de origen en el Portapapeles.

  3. Cambie al documento de destino.

  4. Muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  5. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la herramienta Pegar. Word muestra una variedad de opciones para pegar.

  6. Haga clic en la herramienta Conservar solo texto. (Parece un portapapeles con la letra A en la parte inferior derecha). Word pega texto sin formato del Portapapeles en el documento de destino.

  7. Cierre el documento de origen.

  8. Abra el documento original. (Trabajaste desde la copia, no desde el original, ¿verdad?)

  9. Utilizando el documento original como guía visual, aplique estilos en el documento de destino para que aparezca como desea que aparezca.

Esta sugerencia ha abordado solo tres técnicas posibles que podría utilizar; hay docenas de otros que podría usar y que los editores usan todos los días.

En mi experiencia, es esta última técnica, la que acabo de describir, la que probablemente sea el mejor enfoque. No es rápido, se vuelve más fácil con la práctica y definitivamente es seguro. También proporciona el enfoque más limpio para crear un documento que sea fácil de mantener con la menor posibilidad de que surjan «errores».

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13289) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.