Karl usa Autotexto para ayudar a crear y mantener la coherencia en los informes de evaluación narrativa. Tiene abreviaturas estándar para los elementos y cuando comienza un trabajo, edita las entradas de Autotexto para configurar toda la información relativa a ese trabajo. A Karl le gustaría guardar esas entradas con el trabajo (el documento) para poder realizar cambios fácilmente más tarde utilizando la información contenida en las entradas de Autotexto.

Hay un par de formas de manejar esta necesidad en Word. Todos los métodos implican comprender cómo Word almacena las entradas de Autotexto, por lo que es un buen lugar para comenzar.

Las entradas de Autotexto se almacenan en plantillas; no se almacenan en documentos. Cuando crea una entrada de Autotexto, se almacena, por defecto, en la plantilla Normal. En el cuadro de diálogo en el que se crean nuevas entradas de Autotexto, puede especificar dónde se debe almacenar la entrada, es decir, en qué plantilla se debe colocar.

Esto presenta un problema si sus entradas de Autotexto cambian trabajo por trabajo y cada trabajo está representado por un solo documento. No puede almacenar las entradas con el documento (lo que ciertamente sería bueno), pero puede crear una plantilla individual para cada trabajo y luego asociar la plantilla con el documento del trabajo. Por lo tanto, cada trabajo requeriría dos cosas: una plantilla y un documento.

La otra cosa a tener en cuenta es cómo Word arbitra los conflictos entre plantillas cuando se trata de entradas de Autotexto. Digamos que tiene una entrada de Autotexto llamada «JobAddr» y está almacenada en la plantilla de trabajo. En la plantilla Normal también tiene una entrada de Autotexto llamada «JobAddr».

Cuando intenta expandir la entrada, es la definición en la plantilla Normal la que siempre se usará. Esto se debe a que la plantilla Normal siempre tiene prioridad sobre otras plantillas. Por lo tanto, querrá asegurarse de que no haya conflictos entre las entradas de Autotexto en las dos plantillas. (Puede hacer esto usando el Organizador, descrito en otras ediciones de _WordTips, _ para examinar las entradas de Autotexto en las plantillas.)

Otro enfoque que podría utilizar es seguir utilizando un solo documento para cada trabajo en el que trabaja, pero desarrollar plantillas que reflejen el tipo o categoría de trabajo en el que está trabajando. Por ejemplo, si tiene un conjunto de entradas de Autotexto que se aplican a las tasaciones minoristas, puede crear una plantilla para ellas. Si tiene otro conjunto de entradas de Autotexto para tasaciones comerciales y una tercera para residencial, entonces puede crear plantillas para cada clase de tasación. De esa forma podrías asociar la plantilla adecuada a cada tipo de trabajo que realices.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (13364) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Saving_AutoText_Entries_with_Each_Document [Guardar entradas de Autotexto con cada documento].