Judith estaba teniendo un problema con los usuarios que no podían guardar su trabajo, e incluso al salir del programa, todavía no guardaban. Esto resultó en usuarios frustrados y un departamento de soporte aún más frustrado.

Por supuesto, una respuesta al problema es simplemente señalar que es una tontería no ahorrar y que los usuarios deberían sufrir por su propia supervisión.

Después de todo, Word le pregunta si desea guardar antes de tirar su documento al salir.

Dicho esto, hay una manera de abordar el guardado de todo, y ese enfoque es fundamentalmente diferente a la forma en que Word funciona de forma predeterminada. El nuevo enfoque implicaría asegurar un nombre de archivo cuando se crea un documento. Por lo tanto, si elige crear un documento, Word solicita un nombre de archivo e inmediatamente guarda el archivo vacío con ese nombre. Luego, cada vez que sale del programa o cierra el documento, Word guarda automáticamente la condición actual del archivo; puede hacerlo porque ya ha asegurado el nombre del archivo.

Para implementar un sistema de este tipo, hay dos macros especiales que debe configurar: AutoNew y AutoClose. La primera macro, AutoNew, entra en juego cada vez que se crea un nuevo documento. El propósito de esta macro es solicitar al usuario un nombre de archivo y luego guardar el documento con ese nombre. El siguiente es un ejemplo de una macro que hará precisamente eso:

Sub AutoNew()

Dim sMyFile As String

On Error Resume Next     sMyFile = InputBox("File Name", " Save File ")



With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)

.Title = sMyFile         .Execute     End With

Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub

Si coloca esta macro AutoNew en la plantilla Normal, cada vez que el usuario crea un nuevo documento, entra en acción. (La única excepción es cuando Word se inicia por primera vez y se muestra un nuevo documento).

La segunda macro, AutoClose, es extremadamente simple. Todo lo que hace es guardar el documento, sin hacer preguntas:

Sub AutoClose()

ActiveDocument.Save End Sub

Ahora, siempre que salga, sus cambios se guardan. Si, por alguna razón, el documento no tiene nombre (por ejemplo, el usuario comenzó a escribir en el documento predeterminado que se muestra por primera vez cuando se inicia Word), se muestra el cuadro de diálogo Guardar como y el usuario puede proporcionar un nombre de archivo.

Si bien es posible no guardar un documento al usar estas macros, es un proceso mucho más complicado. El resultado es que no se pierde casi nada. Esto, por supuesto, presenta algunos desafíos de gestión interesantes.

Por ejemplo, el espacio en disco pronto podría convertirse en un bien escaso. Esto significa que es posible que necesite algunas políticas para guardar múltiples versiones de documentos o para nombrar documentos. Esto es solo la punta del iceberg, por así decirlo, ya que hay muchos otros problemas de gestión relacionados con este enfoque.

Lo que plantea una pregunta completamente diferente: ¿qué es peor, tratar con usuarios que no pueden guardar un documento por sí mismos o tratar con usuarios que se ven obligados a guardar todos los documentos? La respuesta, por supuesto, variará de una empresa a otra.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (315) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Saving_Everything [Saving Everything].