Kaushik se pregunta si es posible guardar las especificaciones de impresión con un documento. Tiene una impresora en la oficina llamada Xerox y quiere crear un documento de Word que contenga un informe, estableciendo la configuración de impresión dentro de ese documento (3 copias, color, encuadernación izquierda, etc.). Cuando otra persona abre el documento y elige imprimir, a Kaushik le gustaría que se usaran esas mismas especificaciones cuando esa persona (o cualquier otra persona) elija imprimir.

No hay una forma integrada de hacer esto en Word, ya que las especificaciones de impresión se establecen a medida que se imprime y no antes. Sin embargo, es posible configurar una macro para realizar la impresión de la forma que desee. La forma más fácil de averiguar si este es el caso es encender el registrador de macros, seguir la rutina de configuración de impresión, imprimir el documento y luego apagar el registrador de macros. Si tiene suerte, puede utilizar la macro grabada para imprimir ese documento.

Digo «si tienes suerte» porque hay algunas configuraciones relacionadas con la impresora que pueden no ser grabables usando una macro. Todo depende de lo que su controlador de impresora ponga a disposición del modelo de objetos de Word y, a través de eso, de VBA. Un buen ejemplo es una impresora que tengo que grapa.

Incluso si configuro la impresora para grapar la salida de un trabajo de impresión, el registrador de macros ignora esos pasos para realizar la configuración.

Esto significa que una vez que se registre su macro, deberá echar un vistazo al código en la macro para asegurarse de que todos los pasos de configuración estén ahí. ¿Suena como una molestia? Puede ser. Es aún más complicado cuando se da cuenta de que cualquier macro que cree está necesariamente vinculada a una marca y modelo de impresora específicos y puede que no funcione con otras impresoras. Si planea guardar la macro con el documento y espera que otros puedan imprimir usando esa macro, esto puede ser un gran obstáculo a menos que esté seguro de que tienen la misma versión de Word que usted, la misma marca de impresora y la misma modelo de impresora. (Y, a veces, use la misma ruta para llegar a la impresora que usted, especialmente si accede a la impresora a través de una red).

Como solución alternativa, es posible que desee simplemente crear diferentes tipos de resultados que cumplan con sus especificaciones. Por ejemplo, si necesita crear una versión en color y en blanco y negro de un informe, es posible que desee guardar ambos tipos de salida en archivos PDF individuales. Luego, puede proporcionar esos archivos PDF a otras personas (en lugar del documento de Word original) para que realmente puedan crear las impresiones.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (13700) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.