Si trabaja en una empresa en la que necesita numerar elementos de forma secuencial, es posible que se pregunte si hay alguna forma de utilizar Word para crear las etiquetas por usted. Word tiene muchas formas de implementar algún tipo de numeración en sus documentos. Por ejemplo, puede utilizar diferentes campos para la numeración, o utilizar listas numeradas, la función de subtítulos o puede utilizar la combinación de correo. Si bien todas estas funciones (y más) utilizan algún tipo de numeración en ellas, no todas son adecuadas para crear etiquetas.

Quizás la forma más fácil de configurar etiquetas que tienen números secuenciales es utilizar la capacidad de Sobres y etiquetas de Word junto con el campo SEQ. Simplemente siga estos pasos:

  1. Muestre la pestaña Correspondencia de la cinta.

  2. Haga clic en la herramienta Etiquetas, en el grupo Crear. Word muestra la pestaña Etiquetas del cuadro de diálogo Sobres y etiquetas. (Ver figura 1)

  3. Borre lo que esté dentro del cuadro Dirección; debe estar en blanco.

  4. Asegúrese de que la página completa de la misma etiqueta (en el área de impresión) esté seleccionada.

  5. Haga clic en el área Etiqueta si necesita cambiar el material de etiquetas que está utilizando.

  6. Haga clic en el botón Nuevo documento. Word crea una hoja de etiquetas en blanco.

Estas etiquetas no son más que una tabla de Word, y cada celda de la tabla es una de las etiquetas que imprimirá.

  1. En la etiqueta superior izquierda, escriba la palabra Exhibición, seguida de un espacio.

  2. Presione Ctrl + F9. Word inserta un par de llaves de campo en la etiqueta.

  3. Escriba SEQ y un espacio.

  4. Escriba un nombre para esta secuencia de números, como «exhibición» (sin las comillas). (Ver figura 2)

  5. Presione F9. El campo está contraído y aparece un número en su etiqueta.

  6. Formatee el contenido de esta primera etiqueta de la forma que desee: negrita, cursiva, color diferente, etc.

  7. Copie la primera etiqueta seleccionando todo el texto en la celda de la tabla y presionando Ctrl + C. (El texto de la celda de la tabla consta de todo lo que escribió en el paso 7 y el campo que creó en los pasos 8-11.)

  8. Coloque el punto de inserción en cada una de las otras etiquetas en la primera fila, a su vez, y presione Ctrl + V. Ahora debería tener una fila completa de etiquetas. (Vea la figura 3.)

  9. Seleccione las otras filas de etiquetas en blanco y elimínelas. (Recuerde: está trabajando en una tabla, así que seleccione las filas en blanco y use la herramienta Eliminar en la pestaña Diseño de tabla de la cinta).

  10. Seleccione toda la primera fila de etiquetas y presione Ctrl + C.

  11. Presione la flecha hacia la derecha, que debería colocar su punto de inserción inmediatamente después (debajo) de la primera fila de etiquetas.

  12. Presione Ctrl + V para pegar una nueva fila de etiquetas. Ahora debería tener dos filas de etiquetas, con el formato correcto. (No te preocupes todavía porque tienen los mismos números.)

  13. Presione Ctrl + V para cada fila adicional de etiquetas que desee. Quiere suficientes filas de etiquetas para satisfacer todas sus necesidades. Por lo tanto, si necesita un total de 125 etiquetas y puede obtener 3 etiquetas por línea, debería terminar con 42 filas de etiquetas.

  14. Presione Ctrl + A para seleccionar todo en el documento.

  15. Presione F9. Esto actualiza todos los campos en lo que seleccionó. Toda su numeración ahora debería ser correcta.

Si necesita que sus etiquetas tengan ceros a la izquierda en su numeración, puede reemplazar los pasos 9 y 10 con lo que sea necesario para escribir lo siguiente. (Yo uso el nombre de secuencia «exhibición» aquí, como se hace en los pasos principales; puede usar un nombre de secuencia diferente, si lo desea).

SEQ exhibit \# "00000"

Todo esto se escribe dentro del campo que creó en el paso 8 y luego se contrajo en el número final en el paso 11. Da como resultado un número de cinco dígitos, relleno al frente con ceros a la izquierda, según sea necesario.

Tenga en cuenta que el paso 19 le dice que pegue tantas filas como desee. Esto no es solo para una página; si sigue presionando Ctrl + V, su tabla (eso es lo que son las etiquetas, una tabla) se extenderá a varias páginas sin problemas. La idea es seguir pegando hasta que tenga tantas filas como sea necesario para la cantidad de etiquetas que desea.

Tenga en cuenta que los pasos anteriores funcionan muy bien si necesita que su secuencia de etiquetas comience con 1. Si necesita que comiencen con un número diferente (digamos, 57), entonces los pasos son un poco diferentes:

  1. Muestre la pestaña Correspondencia de la cinta.

  2. Haga clic en la herramienta Etiquetas, en el grupo Crear. Word muestra la pestaña Etiquetas del cuadro de diálogo Sobres y etiquetas.

  3. Borre lo que esté dentro del cuadro Dirección; debe estar en blanco.

  4. Asegúrese de que la página completa de la misma etiqueta (en el área de impresión) esté seleccionada.

  5. Haga clic en el área Etiqueta si necesita cambiar el material de etiquetas que está utilizando.

  6. Haga clic en el botón Nuevo documento. Word crea una hoja de etiquetas en blanco.

Estas etiquetas no son más que una tabla de Word, y cada celda de la tabla es una de las etiquetas que imprimirá.

  1. En la etiqueta superior izquierda, escriba la palabra Exhibición, seguida de un espacio.

  2. Presione Ctrl + F9. Word inserta un par de llaves de campo en la etiqueta.

  3. Escriba SEQ y un espacio.

  4. Escriba un nombre para esta secuencia de números, como «exposición» (sin las comillas), seguido de un espacio.

  5. Escriba \ r 57.

  6. Presione F9. El campo se contrae y el número 57 aparece en su etiqueta.

  7. Formatee el contenido de esta primera etiqueta de la forma que desee: negrita, cursiva, color diferente, etc.

  8. Coloque el punto de inserción en la etiqueta justo a la derecha de la etiqueta que acaba de completar.

  9. Escriba la palabra Exhibición, seguida de un espacio.

  10. Presione Ctrl + F9. Word inserta un par de llaves de campo en la etiqueta.

  11. Escriba SEQ y un espacio.

  12. Escriba un nombre para esta secuencia de números, como «exhibición» (sin las comillas). Debe ser exactamente el mismo nombre que ingresó en el paso 10.

  13. Presione F9. El campo está contraído y aparece un número en su etiqueta. (Realmente no importa cuál sea el número en este momento.)

  14. Formatee el contenido de esta segunda etiqueta de la forma que desee: negrita, cursiva, color diferente, etc.

  15. Copie la segunda etiqueta seleccionando todo el texto en la celda de la tabla y presionando Ctrl + C. (El texto de la celda de la tabla consta de todo lo que escribió en el paso 15 y el campo que creó en los pasos 16 a 20).

  16. Coloque el punto de inserción en cada una de las otras etiquetas en la primera fila, a su vez, y presione Ctrl + V. Ahora debería tener una fila completa de etiquetas.

  17. Seleccione las otras filas de etiquetas en blanco y elimínelas. (Recuerde: está trabajando en una tabla, así que simplemente elimine todas las filas de la tabla excepto la primera).

  18. Seleccione toda la primera fila de etiquetas y presione Ctrl + C.

  19. Presione la flecha hacia la derecha, que debería colocar su punto de inserción inmediatamente después (debajo) de la primera fila de etiquetas.

  20. Presione Ctrl + V para pegar una nueva fila de etiquetas. Ahora debería tener dos filas de etiquetas, con el formato correcto. (No te preocupes todavía porque tienen los mismos números.)

  21. Presione Ctrl + V para cada fila adicional de etiquetas que desee. Quiere suficientes filas de etiquetas para satisfacer todas sus necesidades. Por lo tanto, si necesita un total de 125 etiquetas y puede obtener 3 etiquetas por línea, debería terminar con 42 filas de etiquetas.

  22. Presione Ctrl + A para seleccionar todo en el documento.

  23. Presione F9. Esto actualiza todos los campos en lo que seleccionó. Toda su numeración ahora debería ser correcta.

Hay dos grandes diferencias entre este conjunto de pasos y el anterior. Primero, está creando dos etiquetas en lugar de una. En segundo lugar, el campo de la primera etiqueta incluye el conmutador \ r (paso 11) para establecer el número de secuencia inicial.

Si prefiere no utilizar el campo SEQ para crear las etiquetas, también puede crearlas haciendo una combinación de correspondencia. Conceptualmente, solo necesita hacer lo siguiente:

  1. Cree una hoja de cálculo de Excel que tenga tantos números como necesite.

Por ejemplo, si necesita 175 etiquetas, colocará un título en la celda A1 (como «Número») y los 175 números que necesita en las celdas A2 a A176. Asegúrese de guardar el libro de trabajo.

  1. Muestre la pestaña Correspondencia de la cinta.

  2. Utilice las herramientas del grupo Iniciar combinación de correspondencia para crear un nuevo documento que consta de etiquetas y especifique su fuente de datos (la hoja de trabajo que creó en el paso 1).

  3. Cree la etiqueta de muestra para que tenga la palabra Exhibir seguida de un campo de combinación que represente el número que se extrae de la hoja de cálculo de Excel. Asegúrese de que el contenido de la etiqueta tenga el formato que necesita.

  4. Fusionar la información en un nuevo documento. Ahora debería tener un documento que contenga todas sus etiquetas y puede imprimirlas como desee.

Por supuesto, existen soluciones de terceros que están disponibles para crear etiquetas numeradas secuencialmente. Uno de esos productos es Bates Labels (https://bateslabels.com/). Este producto le permite crear fácilmente tantas etiquetas como necesite para un propósito específico.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (8694) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Sequentially_Numbered_Labels [Etiquetas numeradas secuencialmente].