Michelle es una abogada en solitario que intenta desarrollar una oficina sin papeles. Un factor importante es una convención de nomenclatura de documentos para ayudarla a organizar y ubicar documentos. A Michelle le gustaría guardar todos los documentos que comienzan con la fecha AAAA_MM_DD a la que agregaría información relevante del cliente. Se pregunta si hay una forma de crear un valor predeterminado para Word de modo que cuando guarde un nuevo documento, comience automáticamente con la fecha actual.

Hay algunos enfoques que puede tomar para manejar este problema. La mayoría de las soluciones implican el uso de una macro de una forma u otra. Quizás el enfoque basado en macros más fácil es realizar algunas modificaciones en el comando FileSaveAs. Este es el comando que Word ejecuta cada vez que elige Guardar como (presionar F12 es la forma más fácil de hacerlo) o cada vez que hace clic en el botón Guardar en la barra de herramientas con un documento nuevo.

Public Sub FileSaveAs()

Dim dlgSave As Dialog

Set dlgSave = Dialogs(wdDialogFileSaveAs)



With dlgSave         .Name = Format(Date, "yyyy_mm_dd ")

.Show     End With End Sub

Esta macro es bastante simple en concepto: simplemente coloca la fecha actual (en el formato deseado) en el cuadro de diálogo Guardar y luego muestra el cuadro de diálogo. De esta manera, la persona puede agregar cualquier «información relevante del cliente» que desee después de esa fecha.

Otro método para poner la fecha actual en el cuadro de diálogo Guardar como es confiar en el hecho de que Word, de forma predeterminada, usa el contenido del campo Título en las propiedades del documento como nombre de archivo predeterminado. Puede utilizar campos para actualizar el contenido del campo Título. Esto significa que puede seguir estos pasos generales:

  1. Cree una plantilla nueva para sus documentos. (Puede utilizar la plantilla Normal, si lo desea).

  2. Coloque el siguiente campo dentro de su documento: \ {info title «\ {DATE \ @» yyyy_MM_dd «}»}. Marque todo el campo anidado y use un nombre de marcador como «infotitle».

  3. Cree una macro como la siguiente:

  4. Guarde su plantilla.

Recuerde que al realizar el paso 2, la forma de insertar llaves de campo es presionar Ctrl + F9. El campo (que se actualiza en la macro AutoNew)

obtiene la fecha actual, en el formato especificado, y la coloca en el campo Título de las propiedades del documento. La macro, después de actualizar el campo (y por lo tanto establecer el campo Título), elimina el campo del propio documento.

El resultado es que cuando alguien va a guardar el documento por primera vez, Word toma el contenido del campo Título y lo usa como el nombre de archivo sugerido para el documento. Luego, el usuario puede agregar cualquier «información relevante del cliente» que desee después de la fecha.

Si prefiere no meterse con macros y está abierto a otras formas de guardar su documento, además de comenzar con una fecha, puede visitar el sitio de Graham Mayor y echar un vistazo a un complemento gratuito que le permite para guardar versiones numeradas del documento:

https://www.gmayor.com/SaveVersionsAdd-In.htm

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (11619) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Setting_a_Document_Naming_Convention [Configuración de una convención de nomenclatura de documentos].