En la oficina de Mary, normalmente crean archivos PDF a partir de documentos de Word.

Para ello, utilizan Guardar como y eligen guardar el documento como archivo PDF. Esto le parece bastante «intensivo en clics» para Mary, por lo que se pregunta si hay un acceso directo disponible en Word para guardar un documento como archivo PDF.

Hay dos formas de abordar esta tarea. Primero, puede agregar un comando a link: / wordribbon-Adding_Tools_to_the_Quick_Access_Toolbar [Quick Access Toolbar]:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Seleccione la opción Personalizar (Word 2007) o la opción Barra de herramientas de acceso rápido (Word 2010 y versiones posteriores) en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  3. Usando la lista desplegable Choose Commands From, elija File Tab. Esto muestra todos los comandos que están en la pestaña Archivo de la cinta.

(Ver figura 1)

  1. Desplácese por la lista de comandos disponibles y elija Publicar como PDF o XPS.

  2. Haga clic en el botón Agregar. El comando se mueve a la lista a la derecha del cuadro de diálogo.

  3. Haga clic en Aceptar. El nuevo comando aparece ahora en la barra de herramientas de acceso rápido.

Esta herramienta, cuando se hace clic, muestra un cuadro de diálogo que se parece mucho a un cuadro de diálogo Guardar como. Todo lo que necesita hacer es proporcionar el nombre que desea que se use para el archivo PDF y, opcionalmente, elegir una carpeta donde desea guardar el archivo.

Puede adoptar un enfoque similar mediante el uso de una macro, si lo desea.

La diferencia es que este enfoque realmente muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

Sub SaveAsPDF1()

With Dialogs(wdDialogFileSaveAs)

.Format = wdExportFormatPDF         .Show     End With End Sub

Como ocurre con todas las macros, puede agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido o crear una tecla de acceso directo para invocarlo.

Ambos enfoques discutidos hasta ahora muestran un cuadro de diálogo en el que debe escribir un nombre de archivo y elegir una ubicación para el archivo PDF. Si desea omitir el cuadro de diálogo por completo, un enfoque de macro diferente puede funcionar para usted.

Sub SaveAsPDF2()

Dim sName As String     Dim sPath As String

With ActiveDocument         sName = Left(.Name, InStr(.Name, ".") - 1)

sName = sName & ".pdf"

sPath = .Path & "\"



.ExportAsFixedFormat _           OutputFileName:=sPath & sName, _           ExportFormat:=wdExportFormatPDF     End With End Sub

Esta macro determina la carpeta del documento abierto actualmente y luego guarda el PDF en esa carpeta con el mismo nombre que el documento.

Entonces, por ejemplo, si está trabajando en un documento llamado «MyDoc.docx»,

entonces esta macro guardará el PDF como «MyDoc.pdf». No se muestra ningún cuadro de diálogo; el archivo PDF simplemente se crea y se guarda.

Si prefiere que sus archivos PDF se guarden en una carpeta diferente, todo lo que necesita hacer es asignar la ruta completa a esa carpeta a la variable sPath. Como ejemplo, digamos que desea que todos sus archivos PDF se guarden en una carpeta común. Simplemente reemplace esta línea:

sPath = .Path & "\"

con una línea similar a esta, modificada para la ruta deseada:

sPath = "c:\mypath\pdfs\"

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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