Word le permite crear siempre una copia de seguridad de los documentos si sigue estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en Avanzado en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Guardar y asegúrese de que la casilla de verificación Crear siempre copia de seguridad esté seleccionada.

  4. Opcionalmente, también seleccione la casilla de verificación Permitir guardar en segundo plano.

  5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Esta copia de seguridad no es más que una copia del archivo que abrió, antes de comenzar a editarlo, renombrado con una extensión WBK. Dado que Word solo cambia el nombre para crear el archivo de respaldo, no es posible especificar una ubicación diferente para ese archivo; tanto el documento como su respaldo se almacenan en el mismo directorio. Cuando vuelve a guardar el documento, el archivo WBK existente se elimina, el archivo de documento existente se renombra a WBK y el documento se guarda nuevamente. El resultado es que no importa cuántas veces guarde, solo habrá dos archivos y siempre estarán en el mismo directorio.

Existe otro tipo de copia de seguridad automática denominada Autorrecuperación.

Usted define un intervalo, digamos cada 5 minutos, y Word guarda el documento por usted en ese intervalo. El intervalo que elija es una compensación entre el inconveniente momentáneo cuando el archivo está bloqueado mientras la copia de seguridad se escribe en el disco. Hace años, cuando los discos duros eran pequeños y lentos y las conexiones de red también lo eran, la pausa al escribir el archivo de respaldo era bastante notable. Como resultado, la gente tendía a elegir intervalos de respaldo más largos. En estos días, el tiempo que se tarda en realizar la copia de seguridad es casi imperceptible. Este tipo de copia de seguridad genera un archivo separado que se puede guardar en una ubicación separada.

Las copias de seguridad automáticas programadas están destinadas a ayudar si olvida guardar manualmente el archivo y Word o Windows se bloquean. Las copias de seguridad programadas minimizan la cantidad de datos que pierde debido al bloqueo. La próxima vez que inicie Word, mostrará una lista de archivos «recuperados». Word le ofrece la opción de versiones para recuperarse. Puede configurar la copia de seguridad de Autorrecuperación de la siguiente manera:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en Guardar en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

  3. Seleccione la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación.

  4. Establezca un intervalo de tiempo; cada 5 a 10 minutos es típico.

  5. Si está utilizando Word 2010 o una versión posterior, asegúrese de que la casilla de verificación Conservar el último archivo recuperado automáticamente si cierro sin guardar esté seleccionada.

  6. Opcionalmente, cambie la ubicación predeterminada que Word ya ha definido para almacenar los archivos de Autorrecuperación.

  7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Este comportamiento de Word con respecto a los documentos de respaldo, naturalmente, trae a colación otro punto. Si guarda documentos con regularidad, es posible que no sea necesario realizar copias de seguridad automáticas. ¿Por qué? Considere mi escenario de escritura: cuando trabajo en un documento, normalmente ahorro cada cinco o siete minutos; Me acabo de entrenar para hacer eso. Si tengo las copias de seguridad automáticas activadas, eso significa que estoy eliminando el archivo de copia de seguridad anterior y creando uno nuevo cada cinco o siete minutos. Esto hace que el archivo de respaldo tenga un valor mínimo para mí, ya que solo representa una versión de mi documento que tiene entre cinco y siete minutos de antigüedad. Para mí, simplemente tiene sentido desactivar la función.

Si no puede adquirir el hábito de guardar manualmente, las copias de seguridad automáticas son para usted.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (8836) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Specifying_a_Location_To_Save_Automatic_Backup_Files [Especificación de una ubicación para guardar archivos de copia de seguridad automática].