La herramienta Combinar correspondencia en Word puede ser muy útil para combinar información de una fuente de datos (como nombres o direcciones) con información en un documento estándar (como cartas o etiquetas). Sin embargo, si tiene muchos, muchos registros en su fuente de datos, es posible que la combinación de correspondencia no se ejecute tan rápido como desee.

Por ejemplo, supongamos que está fusionando una gran cantidad de datos (10,000 o 20,000 registros) con un documento de una sola página para crear una carta modelo. El método más común para realizar una combinación es crear un nuevo documento que contenga la información combinada. A medida que se obtiene y procesa cada registro, se agrega una nueva página al documento combinado. Si tiene 20.000 registros en su fuente de datos, esto significa que está intentando crear un documento de 20.000 páginas. En teoría, Word no se ahogará con un documento tan grande, pero puede ralentizarse dependiendo de las capacidades de su computadora.

Hay algunas cosas que puede hacer para acelerar las cosas. En primer lugar, asegúrese de estar utilizando la vista Normal antes de realizar la fusión y de desactivar la repaginación en segundo plano. Esto debería evitar que Word intente volver a pintar el documento durante el proceso de combinación. También querrá desactivar cualquier software antivirus que utilice, o al menos configurarlo para que no escanee documentos de Word en busca de virus.

Otra cosa obvia para intentar es no fusionar con un nuevo documento, sino fusionar directamente con la impresora. Dado que la combinación de correo sigue siendo una operación que consume mucha memoria, es posible que aún observe ralentizaciones durante la combinación. En este caso, debe aplicar cualquiera o todos los elementos siguientes, que generalmente pueden conservar el uso de memoria en una PC:

  • Reinicie su PC justo antes de realizar la combinación de correspondencia para que todos los recursos de memoria estén disponibles.

  • Apague cualquier protector de pantalla en su sistema. El temporizador del protector de pantalla y las rutinas de visualización consumen memoria. Además, no querrás que se interrumpa durante la fusión.

  • Apague cualquier fondo de pantalla en su sistema. También puede reducir los colores y la resolución de la pantalla.

  • Dado que cualquier gran uso de memoria por parte de Windows da como resultado que se escriba información en el disco duro, ejecute regularmente Scan Disk and Defrag.

  • No haga nada más en la computadora mientras realiza la combinación de correspondencia; no tiene ninguna otra aplicación abierta.

  • Elimine el software de la carpeta Inicio o ciérrelo. Cierre lo que pueda de la bandeja del sistema.

  • Reducir el número de iconos de acceso directo en el escritorio. Colóquelos en carpetas si necesita que permanezcan en el escritorio.

Después de probar todas estas cosas, si aún no puede lograr que una combinación de correspondencia finalice rápidamente, deberá agregar más memoria o combinar menos registros. En otras palabras, en lugar de hacer una sola combinación de correspondencia de 20.000 registros, realice diez combinaciones de correspondencia de 2000 registros cada una.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (10774) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 y 2016. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Speeding_Up_Mail_Merges [Acelerar las combinaciones de correspondencia].