Deborah está trabajando en una oficina que tiene documentos en un servidor para que varias personas puedan trabajar en ellos. Su función es dar formato a los artículos terminados. Por ejemplo, puede cambiar el estilo Normal de 11 puntos a 10 puntos y crear nuevos estilos según corresponda para el documento. Cuando ve el archivo, los estilos permanecen como los definió, pero si alguien más abre el documento, la configuración de estilo para los estilos incorporados vuelve a los valores predeterminados. En otras palabras, todo el texto de estilo normal cambiará de 10 puntos al valor predeterminado de 11 puntos. Deborah ha intentado evitar los nombres de estilo incorporados, e incluso se asegura de que los estilos «basados ​​en» no utilicen los nombres de estilo incorporados, pero el problema sigue surgiendo. Se pregunta por qué está sucediendo esto y cómo puede hacer que los estilos permanezcan como ella los configura, incluso si otros abren el documento más tarde.

El concepto de estilos y lo que pueden hacer es muy, muy poderoso. Cuando configura una plantilla en su sistema, puede aplicar fácilmente formato a párrafos, caracteres e incluso tablas para obtener una apariencia coherente dentro y en todos los documentos.

Las cosas se complican un poco más cuando comienza a compartir esos documentos con otras personas. La forma en que se definen los estilos en el otro sistema, en particular el estilo Normal, en el que se basan tantos estilos, puede afectar al documento compartido una vez abierto.

Sin embargo, este no parece ser un problema de Deborah. Ella indica que no basa los estilos de su casa en ninguno de los estilos integrados de Word.

Siendo este el caso, hay algunas cosas que puedes probar. Primero, asegúrese de que los otros usuarios no tengan una versión anterior de las plantillas en sus sistemas. Si lo hacen, podría haber diferencias en las definiciones de estilo en las plantillas más antiguas que están afectando al documento.

En segundo lugar, debe verificar la plantilla Normal de los usuarios. Es posible que algunos de los estilos de casa se hayan incluido en sus plantillas normales, y esos estilos de casa, que pueden ser diferentes de los de la plantilla oficial, están anulando lo que está en el documento.

Mientras observa su plantilla Normal, también debe verificar para asegurarse de que ninguno de sus estilos esté definido con la opción «Actualizar automáticamente» activada. Esto puede permitir a los usuarios estropear rápidamente los estilos de sus documentos. (No olvide comprobar todos los estilos para esta configuración, no solo algunos).

El problema de comprobar estas cosas es que implica acceder a los sistemas de otros usuarios y comprobar qué plantillas y estilos hay. Esto puede ser casi imposible cuando esos usuarios pueden estar en ubicaciones remotas. Podría intentar educar a los usuarios sobre qué buscar, o incluso crear una macro para buscar de alguna manera qué plantillas y estilos hay en el otro sistema. Ninguno de estos es una tarea particularmente fácil.

Hay otra cosa que podrías intentar. Puedes mirar tu plantilla y asegurarte de que todos los estilos de tu casa (todos, fíjate) se basan en un solo estilo. Podría hacer que este sea el estilo Normal, pero personalmente tiendo a evitar usar el estilo Normal. En su lugar, cree un nuevo estilo, quizás llamado HouseBase, en el que se basan todos los demás estilos.

El beneficio de esto es que cuando recibe un documento de otro usuario, puede cargar ese documento y luego simplemente copiar el estilo HouseBase de su plantilla en el documento recibido.

En teoría, al menos, esto debería afectar a todos los demás estilos del documento y deberían volver al formato del estilo HouseBase. Dado que todos los demás estilos del documento se basan en este estilo base, también se verán afectados.

Otra cosa que puede hacer es agregar un paso más a su procesamiento cuando haya terminado con su trabajo en el documento. Como una de las últimas cosas que haces, sigue estos pasos:

  1. Muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  2. Haga clic en la herramienta Restringir edición en el grupo Proteger. Word muestra el panel Restringir edición en el lado derecho de su documento.

  3. En el área Restricciones de formato, seleccione la casilla de verificación Limitar el formato a una selección de estilos.

  4. Haga clic en el enlace Configuración, justo debajo de la casilla de verificación. Word muestra el cuadro de diálogo Restricciones de formato. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que la lista de estilos refleje aquellos que desea que el usuario pueda usar.

  6. Ajuste las casillas de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo, como desee.

  7. Haga clic en Aceptar. Word cierra el cuadro de diálogo Restricciones de formato.

  8. Si las restricciones que implementó plantearon algunos conflictos potenciales con los estilos utilizados en el documento, Word le preguntará qué desea hacer.

(Responde como desees.)

  1. Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección. Word muestra el cuadro de diálogo Iniciar protección.

  2. Ingrese una contraseña para la protección, si lo desea. (Deberá ingresarlo dos veces)

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. Cierre el panel de tareas Restringir formato y edición.

  5. Guarde su documento.

En este punto, los usuarios no deberían poder ajustar el formato en el documento, a menos que estén trabajando con los estilos que especificó en el paso 5.

Finalmente, si todo lo demás falla, puede recordar que no debería haber cambios en el formato de los documentos si el usuario no puede guardar el documento. Podría utilizar algún nivel de protección de documentos, por ejemplo, hacer que los documentos sean de solo lectura, de modo que puedan abrirse, pero no guardarse con el mismo nombre de documento. Esto debería ayudar a proteger cualquier formato que ya tenga en el documento.

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