Roger tiene tres computadoras en una pequeña red de computadoras en su casa. Se pregunta si hay una forma de «sincronizar» las entradas de Building Block entre las tres computadoras para que todas usen exactamente el mismo conjunto de Building Blocks todo el tiempo.

Hay dos formas de hacerlo. Una es utilizar una solución de terceros para sincronizar archivos en las tres computadoras. Hay múltiples soluciones disponibles en Internet; uno gratuito sugerido por un lector de WordTips es SyncToy, de Microsoft. Es gratis y está disponible aquí:

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=15155

El programa se puede configurar para sincronizar el archivo Building Blocks.dotx en cada sistema a intervalos predefinidos. (El archivo Building Blocks.dotx es donde cada sistema almacena sus entradas de bloques de construcción; debe usar Windows para buscar y descubrir dónde se encuentra el archivo en cada sistema).

El otro enfoque potencial es simplemente mover el archivo Building Blocks.dotx a una unidad de red compartida oa una carpeta compartida en una computadora que deje encendida en todo momento. Asegúrese de que cada máquina en la red pueda ver el archivo (use el Explorador de Windows para confirmar que puede acceder a él), y luego deberá modificar Word para que sepa buscar la plantilla.

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word. (En Word 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Word. En Word 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Haga clic en la opción Avanzado a la izquierda del cuadro de diálogo.

  3. Desplácese por la lista de opciones hasta que vea la sección General.

  4. Haga clic en el botón Ubicaciones de archivos. Word muestra el cuadro de diálogo Ubicaciones de archivos. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que la especificación de Plantillas de grupo de trabajo apunte a la carpeta que contiene la versión compartida de Building Blocks.dotx.

  6. Haga clic en Aceptar.

Si Word, después de reiniciar, le molesta por acceder a la plantilla, es posible que deba usar el Centro de confianza para especificar la carpeta como una ubicación confiable.

Si desea seguir utilizando plantillas de Building Blocks.dotx individuales en cada sistema (para que cada uno de ellos pueda tener algunas entradas de bloques de creación individuales y privadas), puede configurar la carpeta compartida y colocar, dentro de ella, una plantilla usa un nombre diferente. Cuando sus usuarios definan bloques de construcción en el futuro, pueden especificar que se almacenen en la plantilla compartida.

Por supuesto, la aceptabilidad de utilizar cualquier enfoque de sincronización solo se puede determinar mediante pruebas. Querrá asegurarse de que los cambios en un sistema se reflejen en los demás, como espera.

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (7017) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.