Carol tiene muchos archivos de plantilla (.dotx) en los que realiza cambios con frecuencia. Le gustaría poder realizar un seguimiento de los cambios que se realizan en las plantillas y cuándo. Se pregunta si hay alguna manera de hacer esto fácilmente con plantillas.

No hay una manera fácil de hacer esto que hemos descubierto. Es cierto que puede cargar una plantilla (cargar la plantilla en sí, no crear un documento basado en la plantilla) y activar Control de cambios. Si luego guarda la plantilla con el Control de cambios activado, cualquier documento nuevo que cree basado en esa plantilla también tendrá activado el Control de cambios. Esto, para la mayoría de la gente, no sería aceptable.

Además, la mayoría de las plantillas se dividen en dos categorías: las que contienen estilos y macros definidos por el usuario y las que contienen texto básico de algún tipo. Si su plantilla es del último tipo, activar el control de cambios en la plantilla puede ser útil, incluso si los documentos nuevos basados ​​en esa plantilla también tienen el control de cambios activado de forma predeterminada. Si su plantilla es del tipo anterior (que la mayoría de las plantillas, en mi experiencia, son), activar Control de cambios en la plantilla no ayudará.

La razón es simple: aunque puede realizar cambios en los estilos y macros en la plantilla, el control de cambios no realiza un seguimiento de esos cambios, por lo que no podrá saber quién cambió el formato de párrafo del texto del cuerpo de alineado a la izquierda a totalmente justificado, o incluso si se realizó tal cambio.

Por supuesto, podría configurar un enfoque interno de «sistema de honor» para realizar cambios en la plantilla. Por ejemplo, puede hacer que cada usuario anote, de alguna manera, cualquier cambio que realice en una plantilla. Si cambian un estilo o cambian los márgenes, entonces deben agregar un comentario a la plantilla detallando esos cambios y por qué se realizaron. Por supuesto, dichos comentarios pasan a formar parte de la plantilla y se transfieren, automáticamente, a cualquier documento nuevo basado en esa plantilla. (Puede solucionar esto con un enfoque manual si utiliza un documento separado para aceptar los comentarios del usuario sobre los cambios realizados en la plantilla).

Lo que realmente quieres, especialmente con las plantillas, es un «control de cambios»

sistema. Estos tipos de sistemas se utilizan con bastante frecuencia con archivos para los que la responsabilidad de los cambios es fundamental, como los archivos de programación. Office no tiene un sistema de este tipo integrado, pero es posible encontrar un sistema de terceros que proporcione la funcionalidad deseada. Normalmente, los sistemas de control de cambios permiten que un usuario extraiga un archivo (como, en este caso, una plantilla), realice cambios en el archivo y luego vuelva a registrarlo en el sistema. Mientras el archivo está desprotegido, nadie más puede modificarlo. Los sistemas de control de cambios normalmente guardan copias de los archivos en cada registro, por lo que puede «deshacer» cualquier cambio no deseado.

Si decide buscar un sistema de control de cambios que funcione con documentos y plantillas de Word, querrá asegurarse de que admita las características únicas de Word. Por ejemplo, el sistema debería poder realizar un seguimiento de los cambios en los estilos, macros, propiedades del documento, gráficos, etc.

Esta es una tarea difícil y no es algo fácil de lograr.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (12691) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.