Roy sabe que en Word puede guardar un archivo en formato PDF. Recientemente, un Tribunal Federal le informó que tenía que guardar sus documentos en «PDF-a»

formato. Roy no ha oído hablar del formato «PDF-a» antes de este encuentro, por lo que se pregunta si Word puede guardar documentos en formato «PDF-a» y en qué se diferencia el formato del formato PDF normal.

Casi todo el mundo está familiarizado con el formato de archivo PDF estándar. El formato PDF-a (a veces denominado PDF-A o, más comúnmente, PDF / A) es una variación optimizada para el almacenamiento a largo plazo de los documentos.

Esencialmente, el formato tiene todo incluido, en lugar de permitir enlaces internos a información externa. Además, algunos objetos ni siquiera están permitidos en un documento PDF / A. No pueden contener lo siguiente:

Contenido de audio o video JavaScript o archivos ejecutables (o enlaces a archivos ejecutables externos)

Cifrado de cualquier tipo de archivos incrustados, como otros archivos PDF * Objetos transparentes (gráficos) y capas

El propósito de estas limitaciones es asegurarse de que el archivo PDF / A contenga todo en sí mismo que sea necesario para mostrar completamente el contenido del archivo en cualquier fecha futura, independientemente de cómo pueda cambiar la tecnología. Se puede encontrar más información sobre el estándar PDF / A en varios lugares, incluida Wikipedia:

https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A

El lugar definitivo para obtener información sobre PDF / A se puede encontrar en el Centro de competencia PDF / A:

https://www.pdfa.org/

De forma predeterminada, Word guarda documentos en formato PDF normal. Si desea forzar a Word a guardar en formato PDF / A, puede seguir estos pasos:

  1. Presione F12 para mostrar el cuadro de diálogo Guardar como.

  2. Haga clic en la flecha hacia abajo junto a la lista desplegable Guardar como tipo y elija PDF como su tipo de archivo.

  3. Haga clic en el botón Opciones. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones.

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación Compatible con PDF / A (ISO 19005-1) esté seleccionada.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

  6. Introduzca un nombre para el archivo PDF / A en el cuadro Nombre de archivo.

  7. Clic en Guardar.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (10728) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365.