En muchas ocasiones, cuando está elaborando un documento, debe asegurarse de que ciertas referencias sean coherentes. Por ejemplo, es posible que deba hacer referencia al nombre de una persona en particular o el nombre de una empresa, y es imperativo que las referencias sean precisas y exactas en todo el documento.

Hay varias formas de manejar esta situación usando Word. Una forma bastante única es mediante el uso de propiedades del documento. Probablemente ya sepa que Word mantiene una serie de propiedades para sus documentos. Estas propiedades incluyen cosas como el tamaño del documento, la última vez que se actualizó y similares. También puede definir propiedades personalizadas que actúen como variables para su documento. Para definir una propiedad personalizada, siga estos pasos si está utilizando Word 2010 o una versión posterior:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo de la cinta y asegúrese de que Información esté seleccionada en el lado izquierdo de la pantalla.

  2. Haga clic en la lista desplegable Propiedades y elija Propiedades avanzadas.

Word muestra el cuadro de diálogo Propiedades del documento.

  1. Asegúrese de que se muestre la pestaña Personalizado. (Ver figura 1)

  2. En el campo Nombre, especifique el nombre que desea asociar con esta propiedad. Este es el nombre que usará más adelante para hacer referencia a la propiedad en su documento.

  3. Usando la lista desplegable Tipo, elija el tipo de propiedad que está creando.

  4. En el campo Valor, especifique el valor de la propiedad.

  5. Haga clic en el botón Agregar. La nueva propiedad aparece en la lista de propiedades del cuadro de diálogo.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Cierre el Panel de información del documento.

Si está utilizando Word 2007, los pasos son un poco diferentes:

  1. Haga clic en el botón Office y luego haga clic en Preparar y, finalmente, Propiedades. Word muestra el Panel de información del documento en la parte superior de su documento, justo debajo de la cinta.

  2. Utilice la lista desplegable Propiedades del documento (esquina superior izquierda del Panel de información del documento) para elegir Propiedades avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Propiedades del documento.

  3. Asegúrese de que se muestre la pestaña Personalizado.

  4. En el campo Nombre, especifique el nombre que desea asociar con esta propiedad. Este es el nombre que usará más adelante para hacer referencia a la propiedad en su documento.

  5. Usando la lista desplegable Tipo, elija el tipo de propiedad que está creando.

  6. En el campo Valor, especifique el valor de la propiedad.

  7. Haga clic en el botón Agregar. La nueva propiedad aparece en la lista de propiedades del cuadro de diálogo.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. Cierre el Panel de información del documento.

Independientemente de la versión de Word que esté usando, ahora está listo para usar la nueva propiedad del documento dentro de su documento. Lo haces de esta manera:

  1. Coloque el cursor en el punto donde desea que aparezca su referencia.

  2. Inserte un campo presionando Ctrl + F9.

  3. Dentro del campo, escriba DOCPROPERTY _ [nombre] _, donde _ [nombre] _ es el nombre de la propiedad del documento que definió anteriormente.

  4. Repita los pasos del 1 al 3 para cada aparición del valor o texto.

Cuando muestra los resultados del campo, Word recupera el contenido de su propiedad de documento personalizado y lo muestra en lugar del campo. Si cambia el valor asignado a la propiedad del documento y luego actualiza los campos en el documento, se actualizan todas las instancias de la referencia.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Esta sugerencia (7539) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de esta sugerencia para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Using_Document_Properties_to_Ensure_Consistent_References [Uso de las propiedades del documento para garantizar referencias coherentes].