Word establece una relación muy estrecha entre documentos y plantillas. Cuando se crea un documento, siempre se basa en una plantilla.

Además, puede adjuntar plantillas a documentos específicos para cambiar qué estilos y otras funciones están disponibles para ese documento.

Cuando tiene un documento abierto en Word, el programa también abre la plantilla adjunta a ese documento. Esto significa que Word tiene acceso inmediato a la información de la plantilla, pero también puede presentar problemas en un entorno de red. No es inusual que las plantillas que necesitan muchos trabajadores se almacenen en una unidad de red. De esa forma, los usuarios pueden acceder a la plantilla a través de la red.

Por supuesto, dado que Word abre la plantilla cuando se abre un documento que usa esa plantilla, eso significa que muchos usuarios diferentes pueden abrir la misma plantilla, automáticamente, al mismo tiempo. Esto no presenta un problema real para Word, pero puede presentar un problema si usted es responsable de administrar las actualizaciones de las plantillas de la empresa. No puede abrir y cambiar una plantilla si la está usando otra persona que tiene un documento abierto que usa esa plantilla. ¿Qué hacer?

Este es un problema común y se reduce a un problema de gestión más que a un problema tecnológico. No hay forma de que un administrador (la persona responsable de las plantillas) fuerce una «desconexión» entre un documento y una plantilla. Esto significa que solo hay dos formas de trabajar en las plantillas que necesita cambiar.

Primero, puede decirles a todos que cierren sus documentos y salgan de Word mientras realiza la actualización. Dependiendo del tamaño de su departamento, esto puede ser posible. Sin embargo, si tiene cientos de usuarios, este enfoque se vuelve menos factible, especialmente si alguien puede estar lejos de su escritorio con un documento todavía abierto en su sistema. (Debería caminar hasta su escritorio y cerrar manualmente el documento usted mismo).

La segunda posible solución es mantener duplicados de las plantillas.

Estos duplicados pueden estar en una unidad local o en una unidad de red a la que solo usted tiene acceso. Los duplicados deben tener nombres diferentes a los de las plantillas compartidas. Por ejemplo, si tiene una plantilla compartida llamada BusLtr.dotm, es posible que el duplicado sea MasterBusLtr.dotm.

Las plantillas duplicadas significan que puede cargar y modificar los duplicados, y luego copiar la plantilla modificada en la parte superior de la plantilla compartida en un momento en que no esté en uso. Por ejemplo, puede llegar temprano en la mañana, antes de que las computadoras estén en uso, y copiar la plantilla duplicada en la carpeta compartida (usando el nombre de las plantillas compartidas) para que la plantilla esté disponible para que otros la usen cuando comiencen a llegar a la oficina.

Existe otra guía de administración que debe ir de la mano con los procedimientos descritos anteriormente: Debe asegurarse de que sus plantillas compartidas, las que están en la unidad de red, estén ubicadas en una carpeta de solo lectura. De esta manera, los usuarios de su red no pueden realizar cambios, inadvertidos o intencionados, en las plantillas. Como administrador de las plantillas, debería tener la capacidad de escribir en la carpeta, pero otros no.

De esa manera, a medida que realiza actualizaciones en las copias de las plantillas, puede moverlas a la carpeta compartida de solo lectura como ya se describió.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (8216) se aplica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Word en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para interfaz de menú anterior de Word aquí:

link: / word-Working_on_Shared_Templates [Trabajando en Plantillas Compartidas].