È inevitabile: man mano che l’organizzazione in cui lavori diventa più grande, diventa più specializzata e ogni parte dell’organizzazione inizia a generare informazioni che devono essere condivise con gli altri. Ad esempio, gli addetti alle risorse umane possono generare un elenco delle ferie aziendali per l’anno o un manuale per i dipendenti, quelli delle vendite generano moduli d’ordine e schede informative sui prodotti, gli addetti al magazzino creano moduli di ricezione e così via. L’elenco è infinito così come le permutazioni. Dopo tutto, ogni organizzazione è diversa.

Il modo tradizionale per condividere tali documenti è che ciascun dipartimento li stampi, li distribuisca e ne tenga una scorta nel caso in cui ne siano necessari di più. Tuttavia, puoi eliminare tutta la carta semplicemente creando moduli, documenti, fogli di calcolo o altro utilizzando le app di Google e condividendoli con quelli dell’azienda.

Utilizzando questo approccio risparmierai tonnellate di carta perché le persone possono rivedere le informazioni online, se necessario. Se una persona in particolare ha bisogno di stampare una copia, può farlo senza la necessità di stamparne una per tutti.

Avvicinarsi alla condivisione dei documenti in questo modo può richiedere un po ‘di pianificazione, ma in realtà può essere implementato in qualsiasi momento lo desideri. Anche se la tua organizzazione lavora da anni, con molti documenti interni esistenti, questi possono essere facilmente trasferiti su Google Drive e condivisi.

Durante la condivisione, assicurati di riflettere su chi ha bisogno dei diversi livelli di accesso forniti da Google. Ad esempio, non tutti avranno bisogno della possibilità di modificare o commentare tutti i documenti. In effetti, la maggior parte delle persone avrà probabilmente bisogno solo della capacità di visualizzarli.

Tuttavia, modificare l’accesso per documenti o persone è un gioco da ragazzi in Documenti e Fogli.