Keval ha un tavolo di oltre 5.000 studenti distribuiti in 22 corsi di studio. A fianco del nome di ogni studente in ogni riga di questa tabella è indicato il corso al quale lo studente è iscritto. Keval vorrebbe, su un foglio di lavoro diverso, inserire un nome di corso nella cella A1 e quindi visualizzare in Excel, a partire dalla riga 3, tutti gli studenti di quel corso, come estratti dall’elenco. Si chiede se ci sia un modo per farlo con una formula.

La migliore soluzione a questo problema dipenderà, in gran parte, da come sono organizzati i dati di origine. Se hai solo due colonne (nome dello studente e nome del corso), è possibile che non sia nemmeno necessario utilizzare un secondo foglio di lavoro. Invece, puoi ottenere utilizzando le funzionalità di filtro di Excel. Basta filtrare i contenuti della colonna che contiene il nome del corso e puoi facilmente limitare ciò che viene visualizzato solo agli studenti del corso.

Se è necessario che le informazioni vengano visualizzate nel secondo foglio di lavoro, potrebbe essere meglio utilizzare una formula di matrice per estrarre gli studenti. Metti il ​​corso desiderato nella cella A1 e poi la seguente formula nella cella A3:

=IF(COUNTIF(Sheet1!$B$1:$B$5000,$A$1)<ROW()-2,"", INDEX(Sheet1!$A$1:$A$5000,SMALL(IF(Sheet1!$B$1:$B$5000=$A$1, ROW(Sheet1!$B$1:$B$5000)),ROW()-2)))

Ricorda: questa è un’unica formula e devi inserirla nella cella premendo Ctrl + Maiusc + Invio. Copia la formula verso il basso in un numero sufficiente di celle da contenere la tua classe più grande. La formula presuppone inoltre che i dati di origine siano inclusi nelle righe da 1 a 5000; se questo non è il caso, ti consigliamo di modificare la formula per riflettere l’intervallo appropriato.

Un altro approccio consiste nel creare una tabella pivot basata sull’elenco degli studenti / corsi. Tutto quello che devi fare è assicurarti che entrambi i campi del nome del corso e del nome dello studente siano nell’area “riga” della tabella pivot. Metti prima il campo del nome del corso e poi il campo del nome dello studente e ti ritroverai con un elenco di tutti i corsi con gli studenti sotto ogni nome di corso.

Se ai dati di origine sono associate informazioni aggiuntive (come voti, indirizzi, compiti di libri e così via), potresti prendere in considerazione l’idea di lavorare con un programma di database effettivo, come Access. Sarai in grado di manipolare ed estrarre dati utilizzando strumenti superiori a quelli di Excel.

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Questo suggerimento (12346) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003.

Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a barra multifunzione di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Compilazione di un elenco di studenti in un corso.