Karen ha descritto un problema in cui una cartella di lavoro condivisa, archiviata su una rete aziendale, perde periodicamente tutti i dati che conteneva in precedenza. Nel tentativo di rintracciare il problema, Karen ha eseguito dei test in cui lei ei suoi colleghi hanno cercato di aprire il file contemporaneamente e di salvarlo allo stesso tempo, ma tutti i test hanno lasciato i dati intatti. Tuttavia, riferisce che ci sono momenti in cui i dati della cartella di lavoro vengono semplicemente cancellati; pulito.

Questo problema è, forse, un ottimo esempio del motivo per cui molte persone si rifiutano di fidarsi delle cartelle di lavoro condivise in Excel. Molte persone hanno esperienze correlate in cui i dati sono stati danneggiati, le informazioni vengono sovrascritte o i dati scompaiono completamente. Tutti i problemi sono stati ricondotti al fatto che una cartella di lavoro è stata condivisa e i problemi sono scomparsi quando la condivisione è stata disattivata.

Questo porta al primo suggerimento: non condividere la cartella di lavoro. Se l’hai “annullata”, solo una persona alla volta può aprire la cartella di lavoro, il che riduce la complessità e diminuisce le possibilità di danneggiamento.

Se i dati contenuti nella cartella di lavoro sono estesi e devono essere condivisi tra più utenti, prendere in considerazione la conversione in un programma progettato per una migliore integrità dei dati in un ambiente multiutente, come Access.

Se ciò non è possibile, valuta la possibilità di attivare Rileva modifiche in Excel (un’opzione disponibile quando condividi la cartella di lavoro) in modo da mantenere una cronologia delle modifiche. Ciò ti consente di vedere chi ha modificato l’ultima volta una cartella di lavoro. Se apri la cartella di lavoro e trovi i dati mancanti, il controllo della cronologia delle modifiche potrebbe effettivamente rivelare che i dati sono stati eliminati, probabilmente inavvertitamente, da un utente.

Naturalmente, è possibile che la cronologia delle modifiche non fornisca le informazioni che speri fornisca. Il motivo per cui la condivisione di una cartella di lavoro può causare il danneggiamento dei dati è il modo in cui Excel consente agli utenti di lavorare con i dati. In un programma come Access, i dati vengono recuperati e utilizzati record per record. Mentre il record è utilizzato da un utente, nessun altro utente può apportare modifiche al record, ma può apportare modifiche ad altri record.

In Excel, l’intera cartella di lavoro viene trasferita al computer dell’utente, non solo un singolo record dai dati nella cartella di lavoro. In uno scenario di cartella di lavoro condivisa, ciò significa che più copie della cartella di lavoro sono effettivamente aperte contemporaneamente ed Excel è incaricato di risolvere potenziali conflitti nei dati. Considera il seguente scenario:

  • L’utente 1 apre la cartella di lavoro, il che significa che una copia della cartella di lavoro ora risiede nella sua memoria di sistema.

  • Dieci minuti dopo, l’utente 2 apre la cartella di lavoro condivisa. Questa versione, che ora risiede nella memoria del sistema dell’Utente 2, non contiene nessuna delle modifiche effettuate negli ultimi 10 minuti dall’Utente 1.

  • Cinque minuti dopo, l’utente 2 salva la cartella di lavoro condivisa ma continua a funzionare.

  • Due minuti dopo, l’utente 3 apre la cartella di lavoro condivisa. Questa versione è quella che l’Utente 2 ha appena salvato e non include nulla di fatto dall’Utente 1 o eventuali modifiche aggiuntive apportate dall’Utente 2 dall’ultimo salvataggio.

  • Tredici minuti dopo, tutti e tre gli utenti salvano le loro versioni della cartella di lavoro condivisa ed escono da Excel.

In questo scenario di trenta minuti, qualcuno può dire quali modifiche degli utenti vengono salvate nella versione finale della cartella di lavoro? Quali modifiche dovrebbero essere salvate? Quando si considerano le ramificazioni di un tale scenario (e questo scenario non è raro), è possibile capire perché molte persone suggeriscono di non utilizzare Excel in un ambiente condiviso.

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Questo suggerimento (2998) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Perdita di dati in una cartella di lavoro condivisa.