Se sei un programmatore di database, a volte potresti ottenere file Excel che devi “ripulire” per inserire in Access. Due problemi comuni sono causati dai numeri di previdenza sociale e dai codici postali. È meglio archiviarli come testo nel database e non come numeri come spesso lo sono in Excel.

(In Excel i numeri possono essere visualizzati correttamente a causa della formattazione delle celle e non perché sono memorizzati come testo.)

Anche quando l’intervallo è formattato come testo in Excel, completo di zeri iniziali, il più delle volte Access converte questi valori in numeri.

Tuttavia, se il numero è preceduto da un apostrofo, come per un’etichetta, Access lo importerà correttamente come testo senza l’apostrofo iniziale.

Per preparare i numeri di previdenza sociale per l’importazione in Access, può tornare utile una piccola macro veloce, che si assicura che siano presenti gli zeri iniziali e che l’apostrofo sia a posto per la cella. Per utilizzare la macro, è sufficiente selezionare l’intervallo di numeri di previdenza sociale e quindi eseguire la macro:

Sub SSN2Text()

Dim c As Range     Application.ScreenUpdating = False     'Format selected cells as text     Selection.NumberFormat = "@"

For Each c In Selection         If Left(c, 1) = "'" Then             'strip the apostrophe, if any             c = Mid(c, 2, 99)

Else             c = "'" & Right("000000000" & c, 9)

End If     Next c     Application.ScreenUpdating = True End Sub

La soluzione per i codici postali è di natura simile. La macro per elaborare i codici postali passa attraverso ogni cella della selezione, la formatta come testo, aggiunge un apostrofo iniziale e inserisce gli zeri iniziali. La differenza è che la macro deve tenere conto anche dei casi in cui sono presenti codici postali a cinque o nove cifre.

Sub ZIP2Text()

Dim c As Range     Application.ScreenUpdating = False     'Format selected cells as text     Selection.NumberFormat = "@"

For Each c In Selection         If Left(c, 1) = "'" Then             'strip the apostrophe, if any             c = Mid(c, 2, 99)

End If         If Len(c) <= 5 Then             c = "'" & Right("00000" & c, 5)

Else             c = "'" & Right("00000" & c, 10)

End If     Next c     Application.ScreenUpdating = True End Sub

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti ExcelTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

Fare clic qui per aprire quella pagina speciale in una nuova scheda del browser.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (2400) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Preparazione dei dati per l’importazione in Access.