Chris ha chiesto se ci fosse un modo per “compattare” una grande cartella di lavoro per velocizzarne il salvataggio, l’apertura e la chiusura. La risposta breve è no, non c’è un modo: a differenza dei programmi di database (Microsoft Access), Excel non ha una funzione per compattare un file.

Detto questo, ci sono cose che puoi fare per accelerare le cose, in particolare se usi la cartella di lavoro da un po ‘. Le cartelle di lavoro tendono a “gonfiarsi” nel tempo, solo per l’uso di routine. Forse il più grande colpevole sono le macro, poiché più modifiche alle macro possono causare la frammentazione del modo in cui il codice macro viene memorizzato in una cartella di lavoro. È possibile esportare, eliminare e importare moduli macro, il che risolverà gran parte del problema. Puoi anche usare un “pulitore” di terze parti per le macro, come CodeCleaner di Rob Bovey:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

Dovresti anche premere Ctrl + Fine nella cartella di lavoro per vedere dove ti porta Excel. Se è ben oltre l’ultima colonna e riga dei dati effettivi del foglio di lavoro, Excel salva i dati aggiuntivi (anche se i dati vuoti) con la cartella di lavoro. Elimina le colonne e le righe effettive che si trovano a destra o sotto i tuoi dati, quindi salva di nuovo.

Puoi anche fare un “Salva con nome” per salvare la tua cartella di lavoro in un nuovo file. Confronta le dimensioni dei file vecchi e nuovi, mantenendo quello più piccolo. Se non funziona (e stai utilizzando Excel 2000 o versioni successive), salva la cartella di lavoro come file HTML. Quindi, utilizza Excel per aprire il file HTML appena salvato, quindi salva il file HTML come file XLS. È noto che questo “viaggio di andata e ritorno” attraverso il formato HTML riduce notevolmente le dimensioni del file. (Se lo fai, assicurati di esportare le tue macro dalla vecchia cartella di lavoro e di importarle nella nuova. Le macro non sopravvivono mai a un’esperienza HTML di andata e ritorno.)

Verifica se la tua cartella di lavoro contiene oggetti non Excel, come immagini, file audio o altri oggetti incorporati. Questi possono richiedere un po ‘di spazio per i file. Se non ti servono, cancellali.

Se il tuo foglio di lavoro ha diverse tabelle pivot, ci sono diverse cose che puoi fare per ridurre le dimensioni del file. Queste idee sono raccontate in altri numeri di ExcelTips.

Se la tua cartella di lavoro contiene formule molto grandi (quelle che vengono eseguite su e su per le righe), esamina le formule per vedere se possono essere abbreviate in qualche modo. Forse potresti estrarre parti comuni di formule e assegnarle, come “sottoformule”, a nomi definiti, quindi fare riferimento ai nomi nelle formule più grandi. Ciò consente di risparmiare spazio soprattutto se la formula viene utilizzata in molti punti della cartella di lavoro.

Inoltre, l’utilizzo della funzione “traccia modifiche” di Excel può ingrandire le cartelle di lavoro, in particolare se si mantiene una cronologia delle modifiche. Considera l’idea di disattivare la funzione se non ne hai davvero bisogno.

Se non riesci a trovare un modo per ridurre le dimensioni del tuo file e si sta ancora caricando lentamente, controlla per assicurarti che il rallentamento effettivo non sia attribuibile al tuo software antivirus. Se sta controllando e ricontrollando i tuoi file Excel, ciò può aggiungere un bel po ‘di tempo a qualsiasi operazione sui tuoi file, in particolare se sei su una rete.

Infine, puoi sempre ripensare l’organizzazione della tua cartella di lavoro. Ad esempio, avevo una cartella di lavoro in cui cercavo di mantenere tutto lo storico relativo a un progetto. Il risultato è stato un enorme, enorme foglio di lavoro che ha impiegato un’eternità a caricarsi sulla rete. La soluzione migliore che ho trovato è stata copiare i dati storici di cui non avevo più bisogno in una cartella di lavoro diversa, quindi lavorare con i record di progetto più recenti. Questo approccio ha offerto un notevole miglioramento della velocità nelle operazioni sui file.

Approcci simili potrebbero essere adottati con altri dati. Ad esempio, invece di conservare i dati per tutti i client in una singola cartella di lavoro, potresti inserire i dati di ogni cliente nella propria cartella di lavoro. Il vantaggio è che le singole cartelle di lavoro sono più facili da aprire e manipolare rispetto alla grande cartella di lavoro singola. È quindi possibile utilizzare altre funzionalità in Excel (incluse le macro, se lo si desidera) per estrarre i dati dalle varie cartelle di lavoro per produrre report di riepilogo.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (2402) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003.