Aggiornamento dei collegamenti nei file copiati (Microsoft Excel)

Supponiamo che tu abbia due cartelle di lavoro che utilizzi per tenere traccia delle vendite nel mese corrente, 2011NovemberA.xls e 2011NovemberB.xls e che 2011NovemberA.xls contenga collegamenti ai dati in 2011NovemberB.xls. Quando arriva il momento di copiare le cartelle di lavoro per il nuovo mese, potresti chiederti qual è il modo migliore per aggiornare tutti i collegamenti nella prima cartella di lavoro in modo che puntino alla seconda cartella di lavoro per il nuovo mese.

Per preparare le cartelle di lavoro per il nuovo mese, la maggior parte delle persone aprirà una cartella di Windows e copierà i file della cartella di lavoro in Windows, nemmeno in Excel.

Questo, tuttavia, è il modo per garantire che si lavori maggiormente nell’aggiornamento dei file. Un modo più semplice è bypassare Windows e salvare in Excel. Segui questi passaggi generali:

Come parte del salvataggio di 2011DecemberB.xls (passaggio 2), Excel aggiorna automaticamente tutti i collegamenti in 2011NovemberA.xls in modo che puntino al nuovo nome di file. Quando quindi salvi 2011DecemberA.xls (passaggio 3), completi il ​​ciclo e ti ritroverai con le nuove cartelle di lavoro per il nuovo mese, con i file del mese precedente ancora protetti su disco.

Se per qualche motivo non è possibile salvare i file con nuovi nomi in Excel (forse qualcun altro ha già fatto una copia della cartella di lavoro per il nuovo mese e ha apportato modifiche al file), sarà necessario ricorrere alla modifica manuale del collegamenti. Fortunatamente puoi usare le funzionalità Trova e sostituisci di Excel per aiutare in questo compito:

Excel passa attraverso l’intero foglio di lavoro, inclusi i collegamenti, e apporta le modifiche al testo appropriato.

Un altro approccio è gestire i tuoi file mensili nel loro insieme. In altre parole, non fare in modo che i nomi dei file riflettano il mese, ma inserire tutte le cartelle di lavoro per il mese in una singola cartella che prende il nome dal mese. In questo scenario, potresti avere una cartella di novembre, quindi creare una copia dell’intera cartella e denominarla dicembre. Avresti quindi copie duplicate delle cartelle di lavoro in cartelle separate. Puoi lavorare con loro in modo indipendente, a condizione che non provi ad aprire la stessa cartella di lavoro di entrambi i mesi contemporaneamente. (Excel non ti permetterà di aprire più cartelle di lavoro con lo stesso nome.)

Se vuoi rendere più flessibile la tua strategia di collegamento, puoi sempre utilizzare la funzione INDIRETTO. Ad esempio, supponi che il tuo link sia qualcosa del genere:

Potresti inserire il nome del file sorgente (2011NovemberB.xls) in una cella del foglio di lavoro corrente (D5, per esempio) e sostituire l’espressione sopra con una come questa:

La modifica del contenuto della cella D5 con un nome file diverso renderà quel file la nuova origine dei dati. Tuttavia, ci sono un paio di “gottcha”.

Prima di tutto, devi aprire manualmente il file che è la destinazione del collegamento; Excel non lo farà per te come farebbe con un normale collegamento.

Inoltre, i nomi di file della cartella di lavoro che contengono spazi faranno scattare la formula INDIRETTO. Se pensi di poter avere spazi nei nomi dei tuoi file, dovresti cambiare la formula in questo:

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (3447) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Aggiornamento dei collegamenti nei file copiati.