Per alcune tabelle di dati in Excel, potresti voler assegnare un numero di record alle celle in una particolare colonna. Ad esempio, potresti desiderare numeri di record per 20 record diversi, compresi tra 1 e 20 o tra 100 e 119. Non ha molta importanza per Excel quale intervallo selezioni.

Il modo in cui impostare i numeri di record dipende da ciò che si desidera fare in seguito con essi.

Se si desidera che i numeri dei record siano statici, ovvero siano sempre assegnati a un determinato record e non cambino mai, è necessario utilizzare la funzionalità di riempimento automatico di Excel per assegnare i numeri. Per fare ciò, inserisci semplicemente tutti i tuoi dati tranne i numeri dei record. Quindi digitare i primi due o tre numeri di record, selezionarli e trascinare sulla maniglia di riempimento automatico (il quadrato nero nell’angolo in basso a destra della selezione) per compilare il resto dei record.

L’utilizzo di questo approccio è rapido e semplice, ma rende statici i numeri dei record. Ad esempio, se elimini il record che ha un numero di record 107, quel particolare numero di record non c’è più ei tuoi numeri mostreranno un intervallo, passando da 106 a 108.

Se desideri numeri di record dinamici, ovvero quelli che cambieranno durante le eliminazioni, puoi utilizzare una formula per calcolare i numeri di record.

Potresti inserire il primo numero di record, ad esempio, nella cella A5, quindi nella cella successiva in basso utilizzeresti una formula come = A5 + 1 per calcolare il nuovo numero di record.

Questo presenta ancora un problema, tuttavia, perché se elimini un record, tutti i numeri di record sotto quello che hai eliminato mostreranno un errore (#REF!). Perché? Perché elimini una cella da cui dipendeva la cella successiva. Una soluzione migliore è utilizzare una formula del numero di record che dipende dalla riga in cui si trova la formula. Ad esempio, supponiamo che il tuo primo record sia nella riga 5. Puoi usare questa formula per generare un intervallo di numeri di record che iniziano con 100:

=ROW()+95

Ora, se elimini un record, i numeri di record rimanenti si riadattano e non si verificano errori.

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Questo suggerimento (2085) si applica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 e 2003. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Excel (Excel 2007 e versioni successive) qui:

Working with Record Numbers.