Brian sta preparando una cartella di lavoro che verrà utilizzata da persone senza una vasta esperienza in Excel. Vorrebbe un modo per poterli stampare su un file PDF con facilità, magari con il clic di un pulsante. Non ha alcun controllo su quale versione di Excel o quale sistema operativo hanno le persone, ma si chiede se esiste un modo per ottenere questo tipo di output.

La stampa in PDF è relativamente facile se i tuoi utenti utilizzano Windows 10, poiché include (finalmente!) Un driver di stampante PDF nativo. Sfortunatamente, Brian indica di non avere alcun controllo sul sistema operativo dei suoi utenti, il che significa che non può presumere che abbiano le funzionalità di output PDF native introdotte in Windows 10.

Fortunatamente, Excel ha incluso (almeno da Excel 2007) un modo per esportare in un file PDF. Tutto quello che devi fare è scegliere Salva con nome (il modo più semplice è premere F12) e quindi, utilizzando l’elenco a discesa Salva come tipo, scegliere PDF. L’output viene salvato, automaticamente, in un file PDF.

Se preferisci un approccio con un solo pulsante, potresti chiedere ai tuoi utenti di aggiungere uno strumento piuttosto esoterico alla barra degli strumenti di accesso rapido:

  1. Visualizza la finestra di dialogo Opzioni di Excel. (In Excel 2007 fare clic sul pulsante Office e quindi su Opzioni di Excel. In Excel 2010 e versioni successive, visualizzare la scheda File della barra multifunzione e quindi fare clic su Opzioni.)

  2. Sul lato sinistro della finestra di dialogo fare clic su Personalizza (Excel 2007) o sulla barra degli strumenti di accesso rapido (Excel 2010 o versioni successive). (Vedi figura 1.)

  3. Utilizzare l’elenco a discesa Scegli comandi da per scegliere Tutti i comandi.

  4. Nell’elenco dei comandi, scegli Pubblica come PDF o XPS.

  5. Fare clic sul pulsante Aggiungi. Il comando viene copiato sul lato destro dello schermo.

  6. Fare clic su OK.

Questo nuovo strumento, quando si fa clic, visualizza una finestra di dialogo molto simile alla finestra di dialogo Salva con nome, tranne per il fatto che le impostazioni sono tutte corrette per la “pubblicazione” come file PDF.

È inoltre possibile creare una macro che esegue la stessa attività di pubblicazione.

La macro è un buon approccio se si desidera il controllo completo su ciò che è incluso nel file PDF creato.

Sub ExportPDF()

Dim sFile As String

sFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _       ActiveWorkbook.Name & ".pdf"



Sheets("Sheet1").Select     ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "D6:K57"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _       Filename:= sFile, Quality:=xlQualityStandard, _       IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _       OpenAfterPublish:= True End Sub

La macro mette insieme un nome di file nella variabile sFile; dovresti modificarlo come desideri. La macro specifica quindi un’area di stampa di ciò che dovrebbe essere incluso nel file PDF. In questo caso, è l’intervallo D6: K57 su Sheet1. Ovviamente vorrai cambiarlo per soddisfare le tue esigenze di ciò che desideri includere.

Se decidi di seguire il percorso macro, potresti aggiungere un pulsante alla tua cartella di lavoro per eseguire la macro, rendendo facile per i tuoi utenti creare l’output PDF di cui hai bisogno.

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Questo suggerimento (13467) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 e 2016.