Michael gestisce una società di karaoke e utilizza Excel per creare i suoi libri di canzoni.

Il foglio di lavoro contiene tre colonne per il numero del brano, il titolo del brano e l’artista. Michael si imbatte in un comportamento strano quando ordina il libro delle canzoni per artista o titolo.

Ad esempio, quando ordina per artista il gruppo 311 apparirà in due punti diversi: quattro delle loro canzoni sono posizionate subito dopo la band 112 e prima del 702, e poi ordina il resto subito dopo 3 di Hearts e prima del 38 Special. Quindi, quando si ordina per canzone, la canzone “True” di George Strait finisce sempre come l’ultima canzone dell’elenco.

Questo ovviamente non è ciò che Michael vuole che accada durante l’ordinamento. Il motivo per cui sta accadendo, tuttavia, è dovuto al modo in cui Excel interpreta le informazioni in ogni cella. Quando si immettono informazioni in una cella, Excel tenta di analizzare tali informazioni e determinare se si tratta di un numero, una data o un testo. Accade solo che Excel stia “indovinando” quando si tratta di alcuni titoli di gruppi e canzoni.

Quando si immette il gruppo 311, Excel lo considera un numero, quindi lo considera come un numero. Allo stesso modo, quando inserisci il titolo della canzone “True”,

Excel lo considera un valore booleano, un numero. (Farebbe la stessa cosa se avessi una canzone chiamata “False.”)

Quando si esegue un ordinamento, Excel ordina prima in base al tipo di dati e poi all’interno del tipo di dati. 112 e 702 sono numeri. 3 di Hearts e 38 Special sono testo perché non sono costituiti da sole cifre. Quando si ordina per artista, il gruppo 311 viene visualizzato in due posti diversi perché il nome del gruppo è stato analizzato da Excel in alcuni casi come numero e in altri casi come testo.

Per capire come correggere il comportamento strano, è importante capire che il comportamento non è veramente strano; è la logica utilizzata da Excel. Se desideri risultati diversi, devi lavorare con i tuoi dati per assicurarti che non vengano analizzati in modo errato da Excel.

Innanzitutto, se ordinate in ordine crescente, i valori nelle celle verranno ordinati in questi tipi di dati:

  • Numeri in valore crescente (1, 2, 3, ecc.)

  • Testo in ordine alfabetico (a, b, c, ecc.). Se il testo inizia con un numero (come in 38 Special), il 3, come testo, appare prima dell’ABC.

  • Valori logici (False, True)

  • Valori di errore (# DIV / 0 !, # N / A, ecc.)

  • Spazi vuoti

Se si ordina in ordine decrescente, l’ordine è l’opposto di quello mostrato qui, tranne per il fatto che gli spazi vengono ancora visualizzati come ultimo tipo di dati ordinato.

Puoi vedere meglio i tipi di dati che Excel assegna a varie celle rimuovendo qualsiasi allineamento esplicito nelle celle. Per impostazione predefinita, i valori di testo sono allineati a sinistra, i numeri giustificati a destra e i valori booleani e di errore centrati.

Per ordinare le cose nel modo desiderato, devi solo assicurarti che tutte le celle in una colonna contengano lo stesso tipo di dati. Nel caso sia dell’artista che del titolo del brano, questo sarebbe testo. Nelle celle ordinate come numeri (come 311), modifica la cella per inserire un apostrofo prima della prima cifra del numero. Questo dice a Excel che vuoi che il valore della cella venga trattato come testo. Puoi anche fare la stessa cosa con “True”.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (10767) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 ed Excel in Office 365. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia del menu precedente di Excel qui:

Fixing Odd Sorting Behavior.