Barnabas utilizza Excel per creare purchase order s, un PO per cartella di lavoro. Ha creato un modello Excel che include una tabella di tutti i loro fornitori. Vorrebbe avere questa tabella, che può aggiornare periodicamente, a disposizione di tutti i PO, passati, presenti e futuri. È disponibile, automaticamente, per tutte le nuove cartelle di lavoro create da Barnabas in base a quel modello, ma non per le cartelle di lavoro create in precedenza. Si chiede se esiste un modo per rendere accessibile l’elenco corrente dei fornitori a uno qualsiasi degli ordini di acquisto.

Prima di discutere le opzioni, è necessario comprendere che l’idea di un modello nel mondo di Excel è molto diversa dall’idea di un modello nel mondo di Microsoft Word. (Ragazzi, questa è una combinazione che stravolge la lingua: “Mondo di parole”.) In Excel, un modello è un punto di partenza per una cartella di lavoro. Una volta creata la cartella di lavoro dal modello, non esiste più alcuna relazione tra la cartella di lavoro e il modello su cui era basata quella cartella di lavoro.

Confrontalo con Word, dove un modello è un punto di partenza per un documento, ma viene mantenuta una relazione tra il documento e il modello su cui si basa. È possibile aggiornare il modello (modifiche di stile, macro, ecc.) E qualsiasi documento basato su quel modello erediterà tali aggiornamenti.

Quindi, dove ci lascia con Excel? Significa che sebbene sia possibile aggiornare il modello, tali aggiornamenti non hanno assolutamente alcun effetto sulle cartelle di lavoro basate su quel modello. Ebbene, nessun effetto sulle cartelle di lavoro precedentemente create utilizzando quel modello. Quelle cartelle di lavoro create dopo gli aggiornamenti del modello saranno basate sul modello aggiornato.

L’approccio più logico che utilizza Excel sarebbe (a) mantenere i dati del fornitore in un foglio di lavoro della cartella di lavoro e aggiornare periodicamente tali dati utilizzando una macro, oppure (b) inserire i dati del fornitore nella propria cartella di lavoro, magari archiviata su un’unità di rete, che deve essere aperto ogni volta che il PO è aperto.

L’approccio che utilizzi (a o b) dipende da ciò che consideri la migliore soluzione a lungo termine per il modo in cui utilizzi i dati del fornitore e le cartelle di lavoro dell’ordine di acquisto. L’implementazione delle due strategie è probabilmente troppo complessa per entrare qui, poiché qualsiasi implementazione di questo tipo dipenderà fortemente da come svolgi il lavoro che svolgi. Tuttavia, è un processo abbastanza facile da pianificare. Supponiamo che tu voglia utilizzare la prima strategia. I tuoi passaggi potrebbero includere quanto segue:

  • Determina dove è archiviato il modello contenente la tabella dati del fornitore.

  • Creare una macro di apertura automatica che viene eseguita all’apertura della cartella di lavoro dell’ordine di acquisto. Determina se il modello è accessibile e se i dati nel modello sono stati aggiornati, magari utilizzando un numero di revisione di qualche tipo.

  • Se i dati del fornitore sono stati aggiornati, eliminare i dati del fornitore nella cartella di lavoro dell’ordine di acquisto e copiare il foglio di lavoro dei dati del fornitore dal modello.

  • Aggiorna il numero di revisione interna. (Questo potrebbe effettivamente essere un valore memorizzato nel foglio di lavoro dei dati del fornitore.)

  • Chiudere il modello, poiché a questo punto non è più necessario.

  • Salva la cartella di lavoro dell’ordine di acquisto.

Se volessi implementare la seconda strategia, dovresti comunque fare affidamento su alcune macro. Potrebbero includere i seguenti passaggi:

  • Creare una macro di apertura automatica che viene eseguita all’apertura della cartella di lavoro dell’ordine di acquisto. Determina se la cartella di lavoro dei dati del fornitore è aperta, il che garantisce che i suoi dati siano disponibili.

  • Se la cartella di lavoro dei dati del fornitore non è disponibile, visualizza un messaggio che informa l’utente del fatto e rifiuta di proseguire. (Una buona idea è chiudere semplicemente la cartella di lavoro PO poiché i dati necessari non sono disponibili.)

In questo secondo scenario, dovresti semplicemente assicurarti che la cartella in cui è archiviata la cartella di lavoro dei dati del fornitore nella cartella XLStart. (Qualsiasi cosa in quella cartella viene caricata automaticamente all’avvio di Excel.) Naturalmente, se vuoi che funzioni su più sistemi, dovrai capire come inserire la cartella di lavoro dei dati del fornitore nella cartella XLStart di ciascuno di questi sistemi . Ancora una volta, questo può essere fatto, ma significa semplicemente più controlli e capire cosa dovrebbe accadere per “farlo così”.

Indipendentemente dall’approccio scelto, sarà necessaria una pianificazione impegnativa, specifica per l’ambiente di elaborazione e le esigenze aziendali, e un po ‘di tempo di sviluppo dedicato.

Ad un certo punto, tuttavia, dovrai affrontare il fatto che Excel potrebbe non essere lo strumento migliore con cui gestire i tuoi ordini di acquisto. Potrebbe essere meglio, e tempo e denaro in anticipo, acquistare un software specializzato o sviluppare il proprio software che dipende da un database centralizzato. Sebbene sia possibile utilizzare Excel come database, è un cattivo sostituto per software di database specializzato come Access, Oracle o persino MySQL.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (13760) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Excel in Office 365.