Kristine invia tramite posta elettronica una cartella di lavoro Excel a più utenti con computer diversi, alcuni Mac e alcuni Windows e diversi sistemi di posta elettronica (Gmail, Hotmail, Yahoo, AOL, ecc.). Ogni volta che invia la cartella di lavoro, c’è sempre qualcuno che non può stamparla come l’ha inviata, quindi si chiede quale formato sia il migliore da utilizzare per la cartella di lavoro per garantire che il maggior numero di persone possa accedervi.

Per capire qual è il formato migliore, dovrai scoprire quali versioni di Excel vengono utilizzate dai tuoi destinatari. Una volta che hai queste informazioni, dovresti usare un “minimo comune denominatore”

approccio: scegli la versione di Excel più vecchia. Se la versione più vecchia è Excel 2007, puoi farla franca utilizzando file XLSX, ma se qualcuno utilizza Excel 2003 o precedente, dovrai utilizzare il formato XLS.

Ovviamente, ti consigliamo di bilanciare questo approccio con la natura dei dati e delle formule nella tua cartella di lavoro. Non ti servirà utilizzare un formato XLS se utilizzi formule che si basano sulle funzioni del foglio di lavoro introdotte nelle versioni successive di Excel. Se questo è il caso delle cartelle di lavoro, l’unica soluzione è fare in modo che i tuoi utenti eseguano l’aggiornamento alle versioni più recenti di Excel o rifai le formule della cartella di lavoro per non utilizzare le funzioni più recenti.

Se gli utenti non hanno davvero bisogno di usare la cartella di lavoro (non hanno bisogno di inserire o modificare i dati) e tutto ciò che devono fare è stampare la cartella di lavoro, allora quello è un altro paio di maniche. In tal caso, non è solo la versione di Excel di cui ti devi preoccupare, ma la versione di Windows, i driver della stampante e le stampanti che stanno utilizzando. Excel può modificare la modalità di stampa in base a uno qualsiasi di questi fattori, il che significa che un foglio di lavoro può essere stampato in modo diverso su un sistema rispetto a un altro basato su questi componenti.

Detto questo, se gli utenti devono solo stampare, dovresti considerare di non inviare affatto la cartella di lavoro di Excel. Invece, crea un file PDF della cartella di lavoro sul tuo sistema e quindi invia il file PDF. Hai maggiori possibilità che le stampe corrispondano da sistemi diversi durante la stampa di un PDF rispetto alla stampa della cartella di lavoro originale.

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Questo suggerimento (10159) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Excel in Office 365.