Jenny ha un grande foglio di lavoro che spesso ha bisogno di ordinare. Diverse volte i dati sono stati “confusi” dopo un ordinamento. Jenny si chiede se esiste un modo diverso dalla selezione manuale di tutte le celle da ordinare per garantire che tutti i dati siano selezionati prima che Excel esegua effettivamente l’ordinamento.

La cosa più importante che puoi fare per evitare ordinamenti confusi è ricordare come Excel “rileva” i dati che desideri ordinare. A partire dalla cella attualmente selezionata, Excel guarda in tutte le direzioni (su, giù, sinistra e destra)

finché non trova righe o colonne vuote. Una volta trovata la riga o la colonna vuota, immagina di aver trovato un limite per i dati che desideri ordinare.

Pertanto, se i tuoi dati che desideri ordinare contengono effettivamente righe o colonne vuote, l’ordinamento invariabilmente rovinerà i tuoi dati perché Excel non cattura tutto.

Il primo modo per aggirare questo è selezionare le righe e le colonne, tutti i dati, che si desidera ordinare prima di eseguire l’ordinamento. La soluzione migliore, tuttavia, è assicurarsi che non vi siano righe o colonne vuote nei dati: è sufficiente eliminarle o inserire qualcosa nella riga o nella colonna in modo che Excel lo riconosca come parte dei dati.

Se i tuoi dati sono confusi dalle intestazioni delle colonne che si spostano dopo l’ordinamento, devi assicurarti che le intestazioni siano differenziate in qualche modo dai dati nella tabella. Mi piace assicurarmi che siano in grassetto e che ogni cella sia sottolineata. Questo in genere ha funzionato in modo che Excel li riconosca automaticamente come intestazioni e non come dati.

Inoltre, se includo un’intestazione in una colonna altrimenti vuota, quella colonna non è più vuota ed Excel la riconosce come parte dei dati da ordinare. (Questo aiuta ad alleviare il problema delle colonne vuote discusse in precedenza.)

Un altro modo per aiutare a prevenire ordinamenti confusi è definire i dati come una tabella. Puoi farlo selezionando le righe e le colonne che compongono i tuoi dati e quindi premendo Ctrl + T. Excel visualizza la finestra di dialogo Crea tabella, dove puoi verificare che tutti i tuoi dati siano selezionati. Fare clic su OK nella finestra di dialogo e la tabella viene creata. Quando scegli di ordinare la tabella, tutti i dati, comprese le righe o le colonne vuote nella tabella, vengono inclusi nell’ordinamento.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (6285) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 e 2016.