Riduzione delle dimensioni della cartella di lavoro (Microsoft Excel)

Nolan sta notando che alcune delle sue cartelle di lavoro stanno diventando piuttosto grandi. Vorrebbe ridurre le dimensioni delle cartelle di lavoro, ma non è sicuro di quale approccio per ridurle fornirà i migliori risultati. Sta quindi cercando i migliori suggerimenti su come ridurre le dimensioni delle sue cartelle di lavoro.

Prima di addentrarmi in alcune vere idee “pratiche” che puoi applicare in quest’area, devo dire che è importante capire perché le dimensioni dei file di grandi dimensioni possono essere fonte di preoccupazione. Dopo averci pensato per un po ‘, ci sono due aree generali di preoccupazione che mi sono venute in mente. In primo luogo, le persone potrebbero preoccuparsi delle dimensioni dei file di grandi dimensioni perché i file occupano molto spazio su disco o impiegano un po ‘di tempo per il trasferimento su una rete o su Internet. In secondo luogo, potrebbero essere preoccupati perché i file più grandi richiedono più tempo per essere caricati e ricalcolati.

Discutiamo a turno entrambe queste preoccupazioni.

Dimensione fisica del file

La dimensione fisica effettiva del file di una cartella di lavoro è influenzata da due fattori principali: gli elementi che si stanno salvando all’interno del file e il formato in cui si salva quel file. Gli elementi nel file sono cose come fogli di lavoro, righe e colonne, stili, tabelle pivot, multimedia (immagini, suoni e video),

Sembra quasi inutile dire che una cartella di lavoro è composta da fogli di lavoro e quei fogli di lavoro, a loro volta, sono costituiti da righe e colonne.

Quello che potresti non capire, tuttavia, è che i fogli di lavoro possono essere nascosti e che i fogli di lavoro possono contenere righe e colonne superflue.

Innanzitutto, mostra tutti i fogli di lavoro nella cartella di lavoro. È facile controllare se ne hai nascosti; basta fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle schede del foglio di lavoro nella cartella di lavoro. Nel menu contestuale risultante, se l’opzione Scopri è selezionabile, significa che hai fogli di lavoro nascosti. Seleziona l’opzione e puoi vedere una finestra di dialogo che mostra tutti i fogli di lavoro nascosti. Scoprili e poi determina se ne hai davvero bisogno o no. Se non lo fai, cancellali per liberare spazio.

Ora, in ciascuno dei fogli di lavoro rimanenti, ti consigliamo di verificare se sono presenti righe o colonne estranee salvate da Excel. Il modo più semplice è visualizzare il foglio di lavoro e premere Ctrl + Fine. Questo seleziona ciò che Excel pensa sia l’ultima riga e colonna nel foglio di lavoro. Se non corrisponde a quella che ritieni sia l’ultima riga di colonna, elimina semplicemente tutto ciò che è oltre l’ultima riga e colonna effettiva.

C’è un avvertimento qui: quando elimini le righe e le colonne estranee (assicurati di farlo su ogni foglio di lavoro), ti consigliamo di salvare la cartella di lavoro, riavviare Excel, ricaricare la cartella di lavoro e controllare di nuovo ogni foglio di lavoro. Fare questo è un “doppio controllo” per assicurarti di aver veramente eliminato le righe e le colonne estranee invece di cancellarle.

(In realtà devono essere cancellati, non cancellati.)

C’è un’altra cosa che puoi controllare quando si tratta di spazio non necessario, ma si applica solo se incolli i dati nei tuoi fogli di lavoro da una fonte non Excel o se importi dati generati da un programma di terze parti. In alcuni casi, potresti scoprire che i tuoi dati contengono spazi estranei alla fine dei valori di testo. Ad esempio, invece del testo semplice come “Questo è il mio testo di esempio”, la cella può contenere il testo seguito da più spazi. Questo richiederà un po ‘di lavoro investigativo per capire se le tue celle hanno spazi extra, ma a tal fine potresti trovare utile la seguente formula:

Affidandosi alla funzione TRIM per rimuovere gli spazi all’inizio o alla fine della cella, la formula visualizza il testo “Spazi extra” se la lunghezza del contenuto della cella non è la stessa. Elimina gli spazi extra da eventuali celle offensive.

Gli stili possono anche occupare spazio nella cartella di lavoro, quindi è una buona idea eliminare gli stili che potresti non utilizzare. I modi migliori per farlo sono descritti in un ExcelTip separato:

Puoi anche considerare di ridurre il numero di variazioni di formattazione utilizzate in una cartella di lavoro e il numero di volte in cui utilizzi la convalida dei dati. Entrambi possono aumentare le dimensioni di una cartella di lavoro, quindi ti consigliamo di controllare in particolare che la formattazione e la convalida dei dati non vengano applicate alle celle vuote.

Se la tua cartella di lavoro contiene tabelle pivot, tieni presente che ciò può aumentare notevolmente le dimensioni dei file della cartella di lavoro. Tuttavia, esiste un modo per utilizzare ancora le tabelle pivot ma ridurre le dimensioni complessive della cartella di lavoro. Questa tecnica è meglio spiegata in un suggerimento diverso, che puoi trovare qui:

Quando si tratta di elementi multimediali in una cartella di lavoro, ti consigliamo di esaminare ogni immagine, file audio e video che potresti avere nella cartella di lavoro per determinare se ne hai davvero bisogno. Gli elementi multimediali possono occupare molto spazio, quindi dovresti usarli solo se assolutamente necessario. Inoltre, quando si tratta di immagini, ti consigliamo di controllare per assicurarti di non ritagliare le immagini in Excel. Il ritaglio delle immagini nasconde ciò che viene mostrato dall’immagine, ma non riduce le dimensioni effettive dell’immagine salvata nella cartella di lavoro. Invece, salva le immagini su disco, modificale con un vero editor di immagini e sostituiscile nella cartella di lavoro.

Excel ti consente anche di comprimere le immagini e ridurre la risoluzione di tutte le immagini che potresti avere nella cartella di lavoro. Bilanciare compressione, risoluzione e qualità può essere difficile da camminare sul filo del rasoio. Se vuoi iniziare a camminare, però, potresti trovare utile questo articolo su uno dei siti Microsoft:

Infine, guarda il formato che stai utilizzando per salvare il file. Carica la cartella di lavoro, premi F12 per visualizzare la finestra di dialogo Salva con nome e salva la cartella di lavoro con un nuovo nome. Ciò costringe Excel a riscrivere il file da zero, eliminando lo spazio inutilizzato nel file.

Un’altra cosa da controllare è se puoi salvare il file in formato XLSX invece che XLSM. L’ultimo tipo di file è necessario solo se sono presenti macro nella cartella di lavoro. Se non hai bisogno di macro, usa Salva con nome (di nuovo, F12) e usa l’elenco a discesa Salva come tipo per specificare che desideri il formato XLSX.

Se ancora non si ottiene la dimensione del file nel punto desiderato, utilizzare la finestra di dialogo Salva con nome e scegliere di salvare il file in formato XLSB. Questo è un formato binario che può far risparmiare un sacco di spazio nel file.

Load e tempi di ricalcolo

Se la tua principale preoccupazione per la dimensione del file è correlata ai tempi di caricamento e ai tempi di ricalcolo, il problema non è solo ciò che è memorizzato nella cartella di lavoro. Dovresti comunque lavorare su tutti gli elementi trattati in precedenza in questo suggerimento, ma il caricamento della tua cartella di lavoro potrebbe richiedere molto tempo. Questo perché le cartelle di lavoro vengono ricalcolate automaticamente quando vengono caricate e se la cartella di lavoro contiene molti dati o molte formule complesse, è il ricalcolo, non il caricamento, a rallentare le cose.

Per ridurre al minimo il tempo di calcolo, ti consigliamo di controllare alcune cose.

Comprendere che il controllo (e la correzione) di queste cose non influirà molto sulla dimensione del file, ma si tradurrà in un caricamento più veloce e in tempi di risparmio.

Sbarazzati dei riferimenti circolari. * L’iterazione richiesta per risolvere i riferimenti circolari richiede tempo e, se hai molte formule di riferimento circolari, il tempo richiesto può davvero sommarsi.

Evita le funzioni volatili. * Alcune delle funzioni del foglio di lavoro di Excel sono considerate “volatili”, il che significa che attivano un ricalcolo ogni volta che una cella del foglio di lavoro viene modificata. Queste funzioni sono RAND (), NOW (), TODAY (), OFFSET () e INDIRECT (). Inoltre, le funzioni INFO () e CELL () possono essere volatili, a seconda degli argomenti utilizzati con le funzioni.

Rielabora le tue formule per essere più efficienti. * Ciò richiede tempo, lavoro investigativo e conoscenza, ma spesso puoi riscrivere le tue formule per utilizzare tecniche diverse che accelereranno il calcolo. (Questa idea è quella che è meglio applicare nel tempo man mano che acquisisci le conoscenze necessarie o ti imbatti in suggerimenti e tweek che possono essere applicati nella tua situazione.)

Riduci al minimo l’uso di formule. Se stai utilizzando formule per calcolare le celle ei valori su cui si basano queste formule non vengono mai modificati, dovresti considerare di eliminare le formule stesse. Il modo più semplice per farlo è selezionare tutte le celle, premere Ctrl + C *, quindi utilizzare Incolla speciale per incollare nuovamente i valori nelle celle.

Sbarazzati dei link esterni a meno che tu non ne abbia assolutamente bisogno. * Recupero di informazioni da fonti esterne (in particolare fonti su una rete)

può davvero rallentare i tempi di caricamento.

Utilizzare PowerPivot e PowerQuery. * Se si utilizza Excel 2010 o una versione successiva e si utilizza Excel per elaborare grandi quantità di dati, valutare la possibilità di rielaborare i fogli di lavoro per fare affidamento sui nuovi strumenti PowerPivot o PowerQuery. Questi hanno dimostrato di essere non solo molto potenti, ma anche molto veloci nell’elaborazione di grandi quantità di dati.

Se i tempi di calcolo sono ancora piuttosto lunghi, potresti considerare di disattivare il ricalcolo automatico e ricalcolarlo manualmente solo quando sei pronto a spendere il tempo necessario per farlo. Puoi disattivare il calcolo automatico utilizzando le tecniche discusse in questo suggerimento:

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (6792) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 e 2016.