Excel consente di tenere traccia delle modifiche apportate a una cartella di lavoro, come descritto in altri numeri di ExcelTips. Quando si attiva il rilevamento delle modifiche, Excel richiede di condividere la cartella di lavoro. Dopotutto, il rilevamento delle modifiche deve essere utilizzato in un ambiente in cui più utenti accedono e modificano la stessa cartella di lavoro.

A un certo punto potresti voler disattivare la traccia delle modifiche, in modo che non siano più annotate nella cartella di lavoro. Se la disattivi, Excel presume che tu voglia interrompere anche la condivisione della cartella di lavoro, quindi disattiva automaticamente la condivisione. Se desideri continuare a condividere, senza tenere traccia, potresti chiederti quali sono le tue opzioni.

Sfortunatamente, Excel è piuttosto confuso quando si tratta di condividere una cartella di lavoro e tenere traccia delle modifiche. Le due caratteristiche sono intimamente legate l’una all’altra.

  • Se inizi con una cartella di lavoro nuova di zecca e poi scegli di condividerla (Revisione | Modifiche | Condividi cartella di lavoro), Excel consente ad altri di accedere e modificare la cartella di lavoro. Tuttavia, le modifiche alla traccia non sono attive a questo punto.

  • Se inizi con una cartella di lavoro nuova di zecca e quindi scegli di tenere traccia delle modifiche (Revisione | Modifiche | Rileva modifiche | Evidenzia modifiche), Excel condivide automaticamente la cartella di lavoro e attiva il rilevamento delle modifiche.

  • Se inizi con una cartella di lavoro condivisa e scegli Rivedi | Modifiche | Tieni traccia delle modifiche | Evidenzia modifiche, la casella di controllo Rileva modifiche durante la modifica è selezionata. Questo potrebbe farti pensare che, solo perché la cartella di lavoro è condivisa, anche la traccia delle modifiche è attivata; non lo è. (È possibile verificarlo perché le modifiche non sono contrassegnate nella cartella di lavoro.) Se si fa clic su OK nella finestra di dialogo, verrà abilitato. Se fai clic su Annulla, non verrà abilitato. Se deselezioni la casella di controllo Rileva modifiche durante la modifica e fai clic su OK, anche Excel annulla la condivisione della cartella di lavoro.

  • Se inizi con una cartella di lavoro in cui sono attivate le revisioni e scegli Rivedi | Modifiche | Tieni traccia delle modifiche | Evidenzia modifiche, la casella di controllo Rileva modifiche durante la modifica è selezionata, come dovrebbe essere. Deselezionando la casella di controllo e facendo clic su OK, Excel non condivide la cartella di lavoro.

  • Se inizi con una cartella di lavoro in cui sono attivate le revisioni e scegli Revisiona | Modifiche | Condividi cartella di lavoro, quindi la casella di controllo Consenti modifiche da più utenti contemporaneamente è selezionata. (Ricorda: se la traccia delle modifiche è attiva, la cartella di lavoro viene condivisa automaticamente.) Se deselezioni la casella di controllo e fai clic su OK, la condivisione viene disattivata e la funzione di traccia delle modifiche viene disattivata.

C’è da meravigliarsi che tutto ciò sia fonte di confusione? Il modo più semplice per disattivare la traccia delle modifiche e avere ancora una cartella di lavoro condivisa è disattivare la traccia delle modifiche, quindi salvare la cartella di lavoro. Questo lo salva in modalità utente singolo. È quindi possibile condividere la cartella di lavoro e salvarla di nuovo. Quattro semplici passaggi (disattiva il monitoraggio, salva la cartella di lavoro, condividi la cartella di lavoro e salva la cartella di lavoro) e sei esattamente dove vuoi essere. Ricorda, tuttavia, che se scegli Rivedi | Modifiche | Tieni traccia delle modifiche | Evidenzia modifiche, sembrerà che le modifiche alla traccia siano ancora attive. Ignorare la casella di controllo e fare clic su Annulla; a questo punto non è acceso.

L’unico modo per ottenere il risultato desiderato più velocemente è utilizzare una macro.

La macro nel Listato 1 automatizza i passaggi appena discussi.

Listing 1. Macro KeepShared .

Sub KeepShared()

Dim sFile As String     Dim sMsg As String     Dim iUsers As Integer     Dim iAnswer As Integer

With ActiveWorkbook         If .MultiUserEditing Then             sFile = .Name             iAnswer = vbYes             iUsers = UBound(.UserStatus)

If iUsers > 1 Then                 sMsg = sFile & " is also open by " & _                     iUsers - 1 & " other users:"

For x = 2 To iUsers                     sMsg = sMsg & vbCrLf & .UserStatus(x, 1)

Next                 sMsg = sMsg & vbCrLf & vbCrLf & "Proceed?"

iAnswer = MsgBox(sMsg, vbYesNo)

End If

If iAnswer = vbYes Then                 .ExclusiveAccess                 .SaveAs Filename:=sFile, AccessMode:=xlShared             End If         End If     End With End Sub

La macro inizia controllando la proprietà .MultiUserEditing per assicurarsi che la cartella di lavoro sia condivisa. In caso affermativo, la macro verifica se la cartella di lavoro viene utilizzata da più persone al momento. Se lo è, ti viene chiesto se desideri continuare. Se lo fai (o se non ci sono più utenti con la cartella di lavoro aperta all’ora corrente), la cartella di lavoro viene impostata per l’accesso esclusivo (utente singolo) e quindi salvata in modalità condivisa. L’impostazione della cartella di lavoro per l’accesso esclusivo disattiva anche la funzione di modifiche alla traccia.

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti ExcelTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

Fare clic qui per aprire quella pagina speciale in una nuova scheda del browser.

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Questo suggerimento (11678) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 e 2016.

Puoi trovare una versione di questo suggerimento per la vecchia interfaccia del menu di Excel qui:

Turning Off Track Changes without Unsharing.