La cartella di lavoro di Kim viene salvata su un’unità di rete e più utenti vi accedono tutto il giorno per aggiornare le informazioni. A volte cerca di accedere alla cartella di lavoro ed è già aperta da qualcun altro. Excel le diceva chi aveva la cartella di lavoro aperta in modo che potesse andare da loro e chiedere loro di chiuderla. Ora Excel dice semplicemente che la stessa persona che non cambia mai ha aperto, anche quando è qualcun altro che lo ha aperto. Kim si chiede perché questo sarebbe accaduto all’improvviso.

Per capire perché questo sta accadendo, è necessario capire come Microsoft gestisce la “denominazione” di chi ha una cartella di lavoro aperta in Excel. Quando apri una cartella di lavoro che nessun altro ha aperto, Excel crea un “file temporaneo” che viene utilizzato per indicare che quel file è aperto; contiene il tuo username, come configurato in Excel.

Quando qualcun altro arriva e cerca di aprire la stessa cartella di lavoro, viene mostrato il tuo nome utente, come memorizzato in quel file temporaneo.

Se vedi lo stesso nome più e più volte, ci sono due possibilità. La possibilità più probabile è che tu abbia un gruppo di persone tutte sulla stessa rete e nessuno di loro abbia configurato le loro copie di Excel con i loro nomi utente univoci. Questo non è così raro come potresti immaginare; Gli abbonamenti a Office 365 sono noti per questo.

Durante l’installazione, non ti viene richiesto un nome utente (come nelle versioni precedenti di Office), quindi il programma utilizza per impostazione predefinita un nome generico.

Se le persone non entrano e cambiano il nome, tutti avranno lo stesso nome ed è lo stesso nome mostrato quando Excel tenta di aprire una cartella di lavoro che qualcun altro ha già aperto.

La soluzione a questo problema, ovviamente, è che ognuno personalizzi la propria versione di Excel per includere il proprio nome utente. Segui questi passaggi:

  1. Visualizza la finestra di dialogo Opzioni di Excel. (In Excel 2007 fare clic sul pulsante Office e quindi su Opzioni di Excel. In Excel 2010 o versione successiva visualizzare la scheda File della barra multifunzione e quindi fare clic su Opzioni.) . Sul lato sinistro della finestra di dialogo fare clic su Generale. (Se si utilizza Excel 2007, fare invece clic sull’opzione Popolare.) (Vedere la Figura 1.)

  2. Modificare il nome visualizzato nel campo Nome utente.

  3. Fare clic su OK.

Ricorda che ogni persona sulla rete deve farlo. Ora, quando iniziano a utilizzare le cartelle di lavoro di Excel sulla rete, è il nome specificato nel passaggio 3 che viene memorizzato nel file temporaneo e visualizzato a chiunque cerchi di aprire la cartella di lavoro.

Prima ho detto che c’erano due possibilità. L’altro è che, in qualche modo, il file temporaneo associato a una particolare cartella di lavoro non viene eliminato come dovrebbe. (Dovrebbe essere eliminato automaticamente quando l’utente originale chiude la cartella di lavoro.) Questo problema può essere risolto facendo chiudere Excel a tutti e quindi a qualcuno con privilegi di amministratore che entra ed elimina tutti i file temporanei individuati.

Eliminare i file è facile, una volta trovati. Lo dico perché i file sono contrassegnati come file di sistema nascosti (da Office) e normalmente non sono visibili quando si naviga tra le varie cartelle. È possibile configurare Windows per visualizzare questi tipi di file tramite link: / windows-Displaying_Hidden_and_System_Files_in_a_Folder [seguendo i passaggi descritti in questo suggerimento].

Puoi dire che un file è un file di blocco dal fatto che inizia con una tilde e un segno di dollaro. Ad esempio, se stai lavorando sulla cartella di lavoro MyBook.xlsx, il file di blocco per quella cartella di lavoro sarà ~ $ MyBook.xlsx. A condizione che nessuno stia effettivamente utilizzando MyBook.xlsx, puoi eliminare ~ $ MyBook.xlsx senza problemi.

ExcelTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Excel.

Questo suggerimento (13566) si applica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Excel in Office 365.