Se sei abituato all’archiviazione cartacea, potresti trovare un po ‘difficile passare all’archiviazione informatica. La prima cosa da conoscere è il fatto che non puoi più gestire fisicamente la corrispondenza. Nessun documento fisico e nessun archivio! Una volta che sei abituato a farlo elettronicamente, non vorrai più tornare all’archiviazione fisica.

Da dove cominciare. * Per evitare che le cartelle vengano create in molti posti diversi sul computer, Windows offre i suoi Documenti, o semplicemente Documenti, come archivio per i suoi utenti. Un collegamento sul desktop o nel menu di avvio dà accesso immediato a tutte le tue cartelle e file.

Assegnare un nome alle cartelle. * Pensa e pianifica prima di creare nuove cartelle. Fai un elenco di tutti gli argomenti principali E.G. Formazione, riunioni, progetti, personale. Sii il più specifico e descrittivo possibile. Quando non sei in ufficio e qualcun altro ha bisogno di accedere a quei file, non vuole passare ore a capire cosa significano tutti i tuoi codici intelligenti.

Separare i file personali da quelli aziendali. * Non mischiare mai le cartelle personali con i file aziendali. Tieni separate le cartelle personali e aziendali. Non archiviare informazioni personali riservate sul computer dell’azienda. Se devi fare qualcosa in una cartella personale, posizionala su una memory stick e copia i file sul tuo personal computer il prima possibile.

Argomenti e livelli possono aiutare. * Il livello successivo saranno gli argomenti per ciascuna cartella. La cartella Formazione dovrebbe contenere i diversi corsi di formazione offerti dall’azienda, le date programmate per ogni corso. Una volta che una cartella contiene più di 50 cartelle, è il momento di dividerla in porzioni più piccole. Le persone sono troppo pigre per scorrere verso il basso, quando non vedono immediatamente il file sullo schermo, presumono che non sia lì.

Non dimenticare di eseguire il backup del tuo sistema. * Il tuo disco rigido è danneggiato e tutto il tuo duro, importante lavoro è andato! I backup regolari hanno la massima priorità per qualsiasi utente di computer. Non eseguire il backup sullo stesso disco su cui stai lavorando, esegui il backup su un CD o un DVD a intervalli regolari. Il reparto IT delle grandi aziende pianifica automaticamente il tempo per il backup del sistema. Si consiglia di eseguire anche backup regolari per assicurarsi che nessun dato importante vada perso. Conserva i backup in un luogo sicuro, non nel cassetto della scrivania o nella borsa. Poiché tutte le tue cartelle vengono salvate in un unico posto, i backup sono facili poiché devi solo specificare la cartella Documenti con le sue sottocartelle ed è fatto.

Resta al passo con il tuo sistema. * Il miglior sistema di archiviazione del mondo è inutile se non lo fai. Salvare immediatamente i file nella cartella corretta per evitare molte frustrazioni per cercare di capire dove archiviare i documenti. Il tempo è denaro e il tempo è prezioso.