C’è solo qualcosa negli uffici che sembra attrarre il lavoro di ufficio. Per qualsiasi motivo, sembra semplicemente che un ufficio non sia davvero un ufficio finché non ci sono documenti sparsi dappertutto. Anche se questo può essere il segno distintivo tradizionale di un ufficio affollato, sicuramente non è il segno di uno ben organizzato. Creare un ufficio senza ingombri è un progetto che qualsiasi persona veramente efficiente dovrebbe avere nella propria lista di cose da fare. Bene, smettila di rimandare quel progetto e fallo partire oggi. Rimarrai stupito di quanto un ufficio privo di disordine possa davvero aiutare le tue prestazioni lavorative.

Riduci la tua lettura. * Per iniziare davvero a creare un ufficio privo di disordine, devi prima ridurre la lettura che devi fare. Anche se potresti non essere in grado di eliminarlo completamente, ma riducendo la quantità di lettura che devi fare ogni giorno puoi eliminare un sacco di confusione.

Ciò significa che invece di dover gestire un sacco di carte sciolte, documenti e altri oggetti fisici, cerca di utilizzare la posta elettronica e altre fonti elettroniche il più possibile.

Hai davvero bisogno di stampare? * La prossima volta che stai per stampare qualcosa, prenditi un momento e pensa se hai davvero bisogno di stamparlo. Prima di stampare inutilmente documenti, e-mail, promemoria e pagine Web, assicurati di averne davvero bisogno. Non solo che lo vuoi, ma che c’è una reale necessità fisica per quel particolare documento.

In caso contrario, non stamparlo. La stampa di documenti non necessari non solo porterebbe a una maggiore possibilità di disordine, ma sprecherà anche risorse e denaro.

Tieni ciò di cui hai bisogno. * Tieni solo le cose di cui hai effettivamente bisogno. Ciò significa che è necessario creare una sorta di sistema che possa aiutarti a determinare per quanto tempo devi conservare l’ultimo promemoria del tuo capo. Alcuni documenti cartacei che dovresti conservare indefinitamente, come rendiconti finanziari, documenti aziendali o persino contratti. Tuttavia, alcuni documenti (come assegni annullati, ordini di acquisto, rendiconti finanziari mensili, ecc.) Dovrebbero essere conservati solo per un periodo compreso tra tre e sei anni.

Sbarazzati di ciò che non ti serve. * Un altro ottimo modo per iniziare a creare un ufficio privo di disordine è iniziare a sbarazzarti delle cose che non ti servono. Se non hai bisogno di tenere quel promemoria per organizzare un pre-incontro per prepararti per l’incontro, allora sbarazzati di esso. Se disponi di attrezzature che non usi o di cui non hai bisogno, sbarazzartene.

Al contrario, se hai ancora bisogno di determinati documenti, considera di archiviarli fuori sede per liberare lo spazio di lavoro corrente.