Ti stai stancando di guardarti intorno e di vedere solo pile di documenti, schedari che scorrevano e fatture perse?

Se è così, c’è qualcosa che puoi fare per aiutare a creare ordine fuori dal caos. Tutto quello che devi fare è eliminare la carta. Creare un ufficio senza carta, sebbene sia un processo un po ‘lungo, non è così difficile. Tutto quello che devi fare è usare un po ‘di creatività, mostrare un po’ di perseveranza e seguire queste linee guida.

Richiede tempo. Prima di iniziare a creare un ufficio senza carta, devi prima capire che si tratta di un processo. Come processo è qualcosa che richiederà tempo. Non è qualcosa che puoi fare in un solo giorno. A seconda delle dimensioni del tuo ufficio e di quanto tempo ci dedichi, questo è un progetto che può richiedere fino a un mese o più. Per questo motivo, inizia con piccoli passaggi e completa una parte del progetto complessivo prima di passare a quello successivo. Usa PDF quando possibile. Quando ricevi posta, fatture, bollette o altri articoli cartacei che devono essere salvati, digitalizzali in un file PDF. Questi file conserveranno una copia digitale dell’originale, eliminando la necessità di una copia cartacea per i tuoi file e ti consentiranno di stamparne un’altra se lo ritieni necessario. È meglio convertire la posta in PDF non appena arriva e tornare indietro tra i file il più possibile. Scarica il fax. Esistono servizi in linea che è possibile utilizzare per inviare e ricevere fax. Ciò eliminerà la necessità di stampare gli elementi, solo per essere memorizzati di nuovo come PDF. Inoltre, questi servizi ti consentono di inviare e ricevere il fax direttamente dal tuo computer, aumentando così la tua efficienza complessiva. Fattura in linea. Se effettui o ricevi pagamenti (come fa la maggior parte delle aziende), perché non svolgere il maggior numero possibile di lavoro online? Questo processo ti consente di risparmiare il tempo di dover correre in banca, oltre ad accelerare il processo di fatturazione, prevenire la perdita di bollette e così via. Esegui il backup di tutto. Ogni volta che inizi a perdere la carta, devi essere sicuro di eseguire il backup di tutto. Se possibile, dovresti eseguire il backup di tutto su base giornaliera. Utilizza elementi come dischi rigidi esterni, CD, DVD o altri processi per eseguire il backup dei dati. Questo è importante semplicemente perché ti aiuterà a evitare di perdere tutti i tuoi dati nel caso in cui accada qualcosa di sfortunato.