L’archiviazione digitale assomiglia all’archiviazione cartacea in quanto entrambi richiedono un’attenzione regolare e pratica. Allo stesso modo in cui il disegno di uno schedario può diventare uno spazio non organizzato, impossibile da trovare, il tuo sistema di archiviazione sul tuo computer può peggiorare ulteriormente. I seguenti paragrafi ti aiuteranno a organizzare il tuo disco rigido in un’unità di archiviazione ordinata, pratica e facile da vivere. Inizia acquisendo familiarità con i sistemi di archiviazione attualmente in vigore. Se dai nomi non descrittivi a file e cartelle dovrai essere molto bravo a ricordare quello che hai chiamato un file specifico e in quale cartella lo hai archiviato. Indipendentemente dal fatto che utilizzi un sistema di archiviazione numerico o alfabetico, i nomi file chiari sono essenziali.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a impostare un sistema logico, facile da capire, facile da gestire e quindi che fa risparmiare tempo:

Crea una struttura logica. * I tuoi “Documenti” o “I miei documenti”

cartella, è dove la maggior parte dei programmi Windows creano i tuoi file personali. Ti suggeriamo di mappare prima su carta una struttura per le tue esigenze personali o aziendali. Decidi le categorie e le sottocategorie necessarie. Windows 7 indicizza automaticamente i file e le cartelle nella cartella “Documenti”.

Se crei cartelle in altre posizioni sul disco rigido, ricorda di fare in modo che anche Windows le indicizzi. Ciò semplifica la ricerca di qualsiasi documento o cartella in pochi secondi.

Denominazione di un file o di una cartella. * I file e le cartelle devono essere denominati in base all’argomento, ad esempio Nuovi clienti, Personale di vendita, Nuovi ordini e così via. Ciò ti consentirà in seguito di trovare facilmente la cartella o il file specifico che desideri o ti serve.

Cartelle di backup. * Non è consigliabile eseguire il backup delle cartelle sul disco rigido poiché il disco potrebbe essere danneggiato e tutti i backup andranno persi.

Memorizzare i backup su una chiavetta non è una buona idea poiché la chiavetta può essere facilmente persa o danneggiata mentre la porti con te in una borsa. I backup devono essere archiviati su un disco CD-Rom o DVD e bloccati in un luogo sicuro. Non c’è motivo di mettere i dischi di backup nel cassetto della scrivania o in uno scaffale sbloccato.

In conclusione, se desideri creare un sistema di archiviazione digitale praticabile e facile da usare, segui la struttura logica di Windows 7. Utilizza il sistema di libreria di Windows 7 per indicizzare tutti i tuoi file per un accesso più facile e assicurati di avere cartelle e file nome logico. Non dimenticare mai di eseguire il backup di tutti i tuoi documenti, file e cartelle in modo che anche se c’è un problema con il computer, puoi comunque accedere ai file.

Goditi il ​​tuo sistema di archiviazione digitale.