Se stai cercando un modo per ridurre i costi dei materiali e creare un po ‘più di efficienza in ufficio, i sistemi di archiviazione elettronica sono un ottimo modo per iniziare a farlo. Tuttavia, per ottenere il massimo dal tuo sistema di archiviazione elettronica, devi prestare attenzione ad alcune linee guida. Mentre osservi queste linee guida, tieni presente che in realtà sono solo linee guida e come tali dovrebbero essere modificate per soddisfare le esigenze specifiche che devi affrontare.

Chi utilizza l’archiviazione elettronica? L’archiviazione elettronica è popolare tra molte aziende e governi diversi. Ad esempio, molti governi consentono ai contribuenti dell’imposta sul reddito di archiviare le proprie informazioni online poiché consente di risparmiare tempo e costi. Gli avvocati hanno accesso online alle banche dati dei casi, emendamenti e modifiche di legge, nonché la comunicazione tra uffici dello stesso studio in diverse città. Le grandi aziende con uffici nello stesso edificio o filiali diverse possono accedere ai file condivisi su una rete.

I bibliotecari trovano l’archiviazione elettronica più accurata in quanto possono controllare i libri in sospeso e le nuove aggiunte alla biblioteca. I dipendenti che condividono le informazioni risparmiano tempo poiché gli utenti non hanno più bisogno di cercare tra molti documenti cartacei irrilevanti che devono essere restituiti fisicamente agli scaffali e agli schedari.

Come creare un archivio elettronico

  1. Investi in un buon scanner che ti consenta di convertire documenti fisici in file elettronici.

  2. Raccogli tutte le ricevute e qualsiasi altro oggetto che dovrebbe essere in uno schedario. Separa questi elementi in pile in modo da sapere quali elementi devi scansionare e salvare nel tuo sistema di archiviazione elettronica. Pensa a come creeresti fisicamente un sistema di archiviazione quando separerai i tuoi documenti.

Ciò consentirà di risparmiare tempo e frustrazione in seguito quando si crea il sistema di archiviazione.

  1. 3. Decidi il tipo di sistema che intendi utilizzare. I tuoi file saranno in ordine alfabetico o numerico. Ricorda che la coerenza è essenziale affinché un sistema di archiviazione sia facile da usare e di facile manutenzione.

  2. Crea una nuova cartella con un nome logico. I codici come nomi di file possono creare confusione se non ci sono indizi sul suo contenuto.

  3. 5. Creare sottocartelle allo stesso modo. Un sistema di archiviazione strutturato in modo logico consente di risparmiare tempo e frustrazione.

  4. 6. I backup regolari sono essenziali per prevenire la perdita di informazioni. Acquista un disco rigido esterno per questo scopo e conservalo in una cassaforte a prova di fuoco.

Particolare attenzione dovrebbe essere prestata alla sicurezza contro i guasti del computer e l’accesso non autorizzato. Quando si accede ai file da diverse sezioni dell’azienda, è necessario prestare attenzione nell’assegnazione dei diritti di accesso per quanto riguarda i dati del personale, i bilanci e le relazioni, nonché altre informazioni riservate.