Che tu sia un dirigente, un assistente di un dirigente o semplicemente un Joe medio, l’email è un dato di fatto. Con la quantità sempre crescente di e-mail che riceviamo ogni giorno e da cui dipendiamo per essere in grado di svolgere il nostro lavoro, sta diventando una necessità avere un qualche tipo di sistema di archiviazione. Proprio come con qualsiasi sistema di archiviazione cartacea, l’archiviazione di e-mail è in gran parte una questione di gusto personale. Ecco un paio di idee che saranno in grado di aiutarti con la tua casella di posta ingombra.

Nel programma di posta elettronica:

Nel tuo programma di posta elettronica (che sia Microsoft Outlook o qualche altra applicazione) devi iniziare nella sezione Cartelle archivi. Quando hai trovato quella sezione, crea un file specifico per l’elemento che desideri salvare. Etichetta questo file con il nome del mittente o, se riceverai un’enorme quantità di e-mail su un particolare argomento, etichetta il file con il nome di quell’argomento. Al termine dell’email, salvala semplicemente in quel file di archivio. È estremamente facile ordinare il file e trovarlo. Puoi persino utilizzare lo strumento di ricerca per cercare frasi specifiche e così via.

Con questo metodo, anche se hai un paio di centinaia di e-mail diverse in ciascun file, sarai comunque in grado di trovare tutto ciò di cui hai bisogno in pochi istanti. Un esempio di questa gerarchia, se ti è capitato di lavorare in uno studio legale, potrebbe assomigliare a questo (dal più ampio allo specifico):

Decreti di divorzio – 2012 James, Nathan — Divorzio Acme Fornace Fatture Termostato * James, Nathan

Nella sezione “I miei documenti”:

Puoi eseguire la stessa operazione nella sezione “Documenti” del tuo computer che fai nel tuo sistema di posta elettronica. Tutto quello che devi fare è salvare le informazioni pertinenti, utilizzando i file principali, quindi denominare le cartelle al loro interno per un facile riconoscimento. Un esempio di questo, passando dal più ampio al più specifico, sarebbe questo:

2012 — Fatture Acme Furnace Company * Nuovo termostato

O in questo modo:

Decreti di divorzio 2012 James, Nathan – Circuit Court * Decreto di divorzio – Nathan v. Jones

Utilizzando questi metodi utilizzerai letteralmente il tuo computer e il sistema di posta elettronica come uno schedario, rendendo il recupero delle informazioni estremamente facile. Tieni presente, tuttavia, che è più facile ordinare le tue e-mail per argomento, quindi una volta iniziato, continua fino al termine.

Fermarsi e tornarci più tardi ti renderà semplicemente più difficile e confuso trovare le informazioni di cui hai bisogno in seguito.